Voorzitters van de hoofdbureaus kunnen de ingediende voordrachtsakten opvolgen via de specifieke webtoepassing. In die toepassing vindt het hoofdbureau een overzicht van de voorbereide kandidatenlijsten, ongeacht hun status. De voorzitter vindt er ook de contactgegevens van de lijstvoorbereider en de lijstindiener (de eerste kandidaat van de lijst). Tenslotte kan de voorzitter de ondertekende en ingediende voordrachtsaktes opvolgen (vanaf 4 september 2024).

Er gebeuren geen automatische controles op de kandidatenlijsten. Die controle moet uitgevoerd worden via de toepassing kandidatenbeheer vanaf zaterdag 14 september 2024, 9:00 uur.

Met de toepassing kandidatenbeheer kunnen voorzitters van hoofdbureaus alle digitaal ondertekende kandidatenlijsten importeren op 14 september. De voorzitter kan in de tool de ingediende kandidatenlijsten ook beheren en valideren, in functie van de voorlopige afsluiting op 16 september en de definitieve afsluiting op 19 september.

De toepassing wordt pas op 9 september gelanceerd, onderstaande knop zal tot dan niet actief zijn.

Elke gemeente heeft een gemeentelijk hoofdbureau. In de gemeenten waarin de kiezerslijst bestaat uit 1 stemafdeling, fungeert het enige stembureau als gemeentelijk hoofdbureau.

Het gemeentelijk hoofdbureau moet:

• de kandidatenlijsten onderzoeken
• eventuele bezwaren tegen de kandidatenlijsten of tegen kandidaten onderzoeken
• de kandidatenlijsten daarna definitief vaststellen
• op verkiezingsdag de uitslag van de gemeenteraadsverkiezing vaststellen.

Het gemeentelijk hoofdbureau bestaat uit:

• 1 voorzitter
• 1 plaatsvervangende voorzitter
• 3 bijzitters
• 4 plaatsvervangende bijzitters
• 1 secretaris.

In de gemeenten die hoofdplaats zijn van een gerechtelijk arrondissement, zit de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg of een door hem aangewezen magistraat het gemeentelijk hoofdbureau voor.

In de gemeenten die hoofdplaats zijn van een gerechtelijk kanton, zit de vrederechter of een door hem aangewezen plaatsvervanger het gemeentelijk hoofdbureau voor.

In de gemeenten die geen hoofdplaats zijn van een gerechtelijk kanton of gerechtelijk arrondissement, benoemt de vrederechter uiterlijk 6 maanden voor de dag van de verkiezingen de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau uit de gemeenteraadskiezers van een gemeente van het Vlaams Gewest.

Als de plaatsvervangende voorzitter de voorzitter niet moet vervangen, dan functioneert hij als 4^e bijzitter. Als de plaatsvervangende voorzitter de voorzitter wel vervangt, dan vervangt een plaatsvervangend bijzitter zijn functie als 4^e bijzitter.

Het gemeentelijk hoofdbureau moet minstens 34 dagen voor de verkiezing samengesteld zijn. De voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau kiest uit de gemeenteraadskiezers van een gemeente van het Vlaamse Gewest de bijzitters, de plaatsvervangende bijzitters en de secretaris die deel uitmaken van zijn bureau. De secretaris is niet stemgerechtigd bij de besluitneming van het bureau.

De gemeentelijke coördinator kan de vergaderingen van het gemeentelijk hoofdbureau bijwonen. Dat is een gemeentelijk personeelslid aangewezen door het college van burgemeester en schepenen en belast met de coördinatie van de taken die voor de organisatie van de verkiezingen worden toevertrouwd aan het college van burgemeester en schepenen. Die coördinator mag ook aangewezen worden als bijzitter of als secretaris van het gemeentelijk hoofdbureau. Hij combineert dan beide functies.

Elk stadsdistrict (open definitie) heeft een stadsdistricthoofdbureau. Dat wordt op dezelfde manier samengesteld als het gemeentelijk hoofdbureau en het heeft dezelfde taken, maar dan voor de verkiezing van de stadsdistrictsraad.

Elk provinciedistrict heeft een provinciedistrictshoofdbureau. Dat wordt op dezelfde manier samengesteld als het gemeentelijk hoofdbureau. Het provinciedistrictshoofdbureau onderzoekt alleen de kandidatenlijsten ingediend in het provinciedistrict, en stelt die definitief vast.

Het provinciedistrictshoofdbureau gevestigd in de hoofdplaats van de provincie, zetelt ook als provinciaal hoofdbureau. Dat provinciaal hoofdbureau stelt op de verkiezingsdag de uitslag vast van de provincieraadsverkiezing. De andere provinciedistrictshoofdbureaus hebben geen taken op de verkiezingsdag.