De scankamer scant in op niveau verdeelbak/primair postvak, dit komt overeen met de gekende fysieke bussen in de kantoorgebouwen. De verdeelbak komt overeen met de hoofdpostbus van de entiteit. De reeds aangemaakte primaire postvakken op het platform komen overeen met een of meerdere fysieke postbussen.

Een entiteit bepaalt zelf over de interne postbussen. Deze zijn niet gekend in de centrale scankamer, er wordt dus ook niet rechtstreeks naar gescand. Interne postbussen dienen om de post intern verder te verdelen op bijvoorbeeld team- of afdelingsniveau. De administrator van de entiteit op het platform kan deze zelf aanmaken.

Maak een overzicht van alle postvakken (de verdeelbak, de primaire postvakken en eventueel de interne postvakken) met hun respectievelijke behandelaars.

Stel ook minstens 1 admin aan, bij voorkeur zelfs 2. Deze zullen de post binnen de entiteit moeten opvolgen op het entiteitsniveau. (Staat er geen post te lang open? Verkeerd toegewezen berichten terughalen, …) Voor een uitgebreid overzicht over de rollen en hun taken kan je terecht op Rollen en rechten. Admins kunnen voor hun taken gebruik maken van de handleiding te vinden op: Digitalisering inkomende post.

Als je de oefening hebt gemaakt wie de behandelaars van elk postvak zijn, dan dien je je lokale beheerder de juiste instructies te geven om in gebruikersbeheer de rollen en rechten aan te passen.

Alle toewijzingen gebeuren door je lokale beheerder(opent in nieuw venster) in gebruikersbeheer. De lokale beheerder past het DigiPostrecht van de persoon aan om toegang te geven tot postvakken. 

Meer informatie vind je terug op de rollen en rechten pagina.

De projectleider bezorgt je uiterlijk 3 maanden voor de uitrol specifieke informatie voor jouw entiteit.

Het Facilitair Bedrijf raadt aan om documentenkluis te koppelen om de juridische geldigheid van je gedigitaliseerde post van A tot Z af te dekken. DigiPost, maakt namelijk gebruik van de bepalingen van art. II.25 van het Bestuursdecreet (substitutie), waardoor er rechtsgeldige elektronische kopieën gecreëerd worden en het analoge exemplaar vernietigd kan worden.

Documentenkluis laat je toe om digitale documenten op lange termijn te bewaren en beheren zonder dossier- of seriecontext. Op die manier garandeer je de authenticiteit, de integriteit, de bewijskracht, de leesbaarheid en de toegankelijkheid van ‘losse documenten’ zoals poststukken. Instanties die ook het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen gebruiken, kunnen de documenten in Documentenkluis nadien ook koppelen aan het juiste dossier, waardoor het document de bewaartermijn van het dossier zal volgen.

In de DigiPost-software worden berichten immers na 14 dagen verwijderd maar door te integreren met Documentenkluis kan je ze nog altijd raadplegen na die 14 dagen tot een door de entiteit gekozen bewaartermijn. (1, 5, 10, 30 of 110 jaar). Indien je hier niet voor kiest sta je zelf in voor de bewaring van de poststukken en de logging ervan.

Indien je documentenkluis wil koppelen, bepaal dan per postvak de bewaartermijn. De projectleider van Digipost contacteert je enkele weken voor de uitrol om de praktische kant in orde te brengen.

Je informatiebeheerder kan je voor deze stap zeker bijstaan.

De standaard aflevermethode is een download op PC. Andere mogelijkheden zijn: afleveren op een sharepoint-locatie, afleveren op een serverlocatie of ophalen via API.

Alle informatie over de aflevermethodes.

In het intakeformulier is opgenomen of je entiteit al dan niet voor een integratie kiest. Ten laatste 3 weken voor de uitrol kan een standaardintegratie aangevraagd worden om dit op tijd in orde te kunnen brengen.

Het Facilitair Bedrijf voorziet demosessies voor eindgebruikers waarin de standaardoplossing wordt getoond. Indien je entiteit gekozen heeft voor een sharepoint-integratie, kan het interessant zijn om zelf opleidingen te voorzien.

Eindgebruikers kunnen zich inschrijven op de demosessies van Het Facilitair Bedrijf.

Entiteiten die gebruik maken van DigiPost dienen een GEB (DPIA) op te stellen om de risico’s voor de betrokkenen in kaart te brengen, waarbij minimaal dezelfde elementen als uit de sjabloonGEB die Het Facilitair Bedrijf heeft aangebracht ter sprake komen.

Tip: Betrek zeker je dpo, deze kan over de GEB advies geven.

Alle intakeformulieren werden in Q4-2022 bevestigd. Op basis van het bevestigde intakeformulier wordt de DigiPostsoftware voor jouw entiteit klaargezet. Merk je dat er toch iets gewijzigd moet worden? Geef dit dan ten laatste 4 weken voor de uitrol door aan de projectleider van Digipost.

Elke entiteit ondertekent een toetredings- en verwerkersovereenkomst Digipost. De projectleider neemt ten laatste 2 maanden voor de uitrol contact op om de toetredings- en verwerkersovereenkomst Digipost te ondertekenen in de handtekenmap.

Het Facilitair Bedrijf heeft de transparantietekst op de algemene verzendingspagina gezet.

Bepaal – samen met je communicatiecollega’s – of deze tekst ook geplaatst kan worden op de eigen website van de entiteit.

Poststukken worden ingescand en digitaal aan de geadresseerde bezorgd. Zo kan de Vlaamse overheid haar dossiers volledig digitaal behandelen. Poststukken met de vermelding ‘vertrouwelijk’ worden niet ingescand, maar ongeopend aan de geadresseerde bezorgd.

Het Facilitair Bedrijf zorgt voor de algemene communicatie via Vlaanderen intern en op de digitale infoschermen in de grote kantoorgebouwen.

Het is belangrijk dat al je medewerkers op de hoogte zijn van digipost en de demosessies. Hiervoor kan je onderstaande mailtekst gebruiken:

Het Facilitair Bedrijf verwerkt de facturen voor de end-to-endklanten. Andere klanten staan zelf in voor de facturatie.

Op basis van de kostensimulatie excel(Excel bestand opent in nieuw venster), dien je een inkooporder aan te maken. End-to-endklanten hoeven dit niet te doen, aangezien Het Facilitair Bedrijf dit voor hen doet.

De financiële gegevens om het IO op te maken zijn:

Leverancier: Cronos Public Services NV
Adres: Veldkant 33A – 2250 Kontich
BTW BE 0458 085 765