Zorg voor alle benodigde materialen zoals geschikte archiefdozen, etiketten en europalletten. Neem het sjabloon voor de overdrachtslijst op voorhand door en vraag bij twijfel om uitleg. Je kan ook altijd een deels ingevulde overdrachtslijst doorsturen aan het Archiefdepot zodat tijdige bijsturing mogelijk is.

Bekijk de volledige procedure

Bekijk de handleiding en contacteer bij twijfel of onduidelijkheden het Archiefdepot. Vul alle tabbladen volledig in en vermijd volgende frequent voorkomende fouten:

• Samenvatting 

  • Contactpersoon = informatiebeheerder van de entiteit 

  • URI serieregister = link URI serieregister (elke gepubliceerde selectieregel heeft een unieke link in de applicatie)

  • Overzicht alle series: in de samenvatting dienen de archiefbestanddeelnummers ( ≠ doosnummer) ingevuld te worden. 

• Overdrachtslijst 

  • Doorlopend doosnummer (mag verder bouwen op vorige overdrachten): altijd een cijfer 

  • Doorlopend archiefbestanddeelnummer (te beginnen bij 1)

  • Beschrijving: betekenisvol en uniek 

    • Geen afkortingen 

    • Meer dan een dossiernummer​ 

    • Duidelijk voor burgers/mensen die de materie niet kennen 

    • Computer doorzoekbaar (bv. schrijffouten, - worden één lang woord, synoniemen, …) 

  • Verwijzing IBP: link naar het serieregister (URI van de serie) 

  • Start- en einddatum: JJJJ-MM-DD. Is er geen concrete datum? Dan vul je als startdatum JJJJ-01-01 in en als einddatum JJJJ-12-31.

  • Datum uitvoering bestemming: einddatum dossier +  bewaartermijn JJJJ + 1

  • Bestemming is nooit Vilvoorde.  Bestemming = bewaren / vernietigen na steekproef / vernietigen.

• Verklaring van de overdracht: vergeet niet om deze in te vullen. 

• Etiketten: vergeet niet om de etiketten voor het Archiefdepot aan te maken en op de juiste archiefdozen te kleven, zelfs als er eerder al etiketten op de dozen zijn aangebracht. Kleef de etiketten voor het depot dan bij voorkeur aan de andere zijde zodat de oude etiketten nog leesbaar blijven. 

Verpak de dossiers op A4-formaat in stevige archiefdozen, zonder metaal en met als maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm. Via een raamcontract kan je archiefdozen aankopen die conform zijn aan de richtlijnen van het Archiefdepot, zowel voor korte als voor langetermijnbewaring. Indien je de archiefdozen niet aankoopt via het raamcontract, zorg dan voor een gelijkwaardige kwaliteit. Dat betekent: conform ICN 3 of ICN 4.

Als je buitenformaten (bv. plannen, foto’s, …) wilt overdragen: neem contact op met het Archiefdepot.

Niet toegelaten:

• Dozen die afwijken van de voorgeschreven afmetingen, waarvoor geen akkoord is verkregen van het Archiefdepot Vilvoorde

• Dozen met bodemsluiting

• Dozen met metaal of plastic

• Dozen uit slap karton

Zitten de dossiers al in archiefdozen en twijfel je of deze aan de voorwaarden voldoen voor overdracht naar het Archiefdepot? Stuur dan een foto door naar het Archiefdepot.

Zorg dat je beschrijving duidelijk maakt waarover en over wie het dossier gaat. Dossiers moeten ook vlot terug te vinden zijn door personen die niet thuis zijn in de materie zoals burgers, collega’s van andere teams, medewerkers van andere entiteiten van de Vlaamse overheid, …

• Beschrijf het type dossier (bv. subsidiedossier zonnepanelen, afwezigheidsdossier, …).

  • Hierbij is het aangewezen dat je de juiste terminologie consequent gebruikt. Neem die bij voorkeur over uit de naam van de selectieregel of serie.

• Neem de unieke dossiernummers op in de beschrijving, als die er zijn (bv. een jaarlijks volgnummer voor de subsidiedossiers, een personeelsnummer voor het afwezigheidsdossier, …). Waarschijnlijk zal niet elk dossier binnen jouw organisatie een dossiernummer krijgen – dit is afhankelijk van interne afspraken.

• Voeg bijkomende info toe zodat het dossier makkelijk terugvindbaar is aan de hand van meerdere zoektermen (niet alleen nu maar denk ook aan opzoekingen in de toekomst!). Bij het subsidiedossier kan je het adres toevoegen van de aanvrager, een afwezigheidsdossier wordt beter vindbaar als je bv. de geboortedatum van het personeelslid opneemt.

Niet toegelaten:

• Afkortingen

• Onvolledige beschrijvingen waarin belangrijke, unieke gegevens ontbreken of waarin het dossiertype niet vermeld wordt

• Speciale tekens zoals _ / - % ~ ù etc.

De witte kant van de archiefdozen is de binnenkant. Plooi de dozen volgens de door de fabrikant aangebrachte rillijnen.

Prop de archiefdozen niet te vol. Zorg ervoor dat je hand nog vlot tussen de doosinhoud en de binnenkant van de archiefdoos past. Duw de grijpgaatjes in de zijkant van de archiefdoos bij voorkeur in. Stop geen permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers bij elkaar in dezelfde archiefdoos.

Film: Vouwinstructie Staande Archiefdoos(opent in nieuw venster)