Individueel maatwerk voor werkgevers

Individueel maatwerk aanvragen is mogelijk voor werkgevers:

• uit de privésector
  • privaatrechtelijke rechtspersonen, zoals bv’s, nv’s, vzw’s en uitzendkantoren
  • natuurlijke personen, zoals zelfstandigen in hoofd- of bijberoep of personen met een persoonlijk assistentiebudget (PAB), die iemand in dienst hebben
  • die in het buitenland gevestigd zijn als de werknemer in Vlaanderen woont.
• uit de publieke sector
  • scholen
  • lokale besturen.

Ondernemingen in moeilijkheden of andere overheden dan scholen en lokale besturen komen niet in aanmerking.

Werknemers komen in aanmerking als ze:

• een arbeidsovereenkomst hebben op het moment van de aanvraag
• een door de VDAB erkende arbeidsbeperking hebben en behoefte hebben aan de werkondersteunende maatregelen van individueel maatwerk
• wonen in Vlaanderen of wonen in een ander land van de Europese Unie/de Europese Economische Ruimte en werken in Vlaanderen. Werknemers die wonen in het Waals of Brussels Hoofdstedelijk Gewest komen dus niet in aanmerking voor de premie.

Elke arbeidsovereenkomst van meer dan 1 dag (langer dan 24 uur) komt in aanmerking. ​​​​​De tewerkstelling van de werknemer mag voltijds of deeltijds zijn, met een contract van bepaalde of onbepaalde duur, een opdracht als uitzendkracht, een vakantie- of studentenjob, een job als statutair ambtenaar, een flexi-job…
Individueel maatwerk kan niet ingezet worden bij een tewerkstelling met een plukkaart, gelegenheidswerk,… aangezien hier met dagcontracten wordt gewerkt.

Werkt de werknemer deeltijds bij meerdere werkgevers? Dan moet elke werkgever apart een aanvraag indienen voor individueel maatwerk.

Ook uitzendkantoren en werkgevers die werknemers ter beschikking stellen, kunnen de premies voor individueel maatwerk aanvragen.

Wilt u als uitzendkantoor of werkgever die werknemers ter beschikking stelt, een loonpremie én een begeleidingspremie aanvragen? Dan moet u zich eerst registeren bij het Departement WSE. Voor werknemers met een arbeidsbeperking waarvan VDAB enkel een behoefte aan een loonpremie heeft vastgesteld, is geen registratie nodig.

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de inzet van de werkondersteunende maatregelen en de communicatie hierover met de werknemer met een arbeidsbeperking.

Voorwaarden

Hiervoor moet u aantonen dat u voldoet aan al deze voorwaarden.

• U toont aan dat u expert bent in het koppelen van competenties en verwachtingen van een persoon met een arbeidsbeperking aan de opdracht bij de werkgever waar de uitzendkracht actief is (werkgever-gebruiker).
• U verbindt zich ertoe een passende job aan te bieden op maat van de begeleidingsbehoefte van de werknemer met een arbeidsbeperking.
• U verbindt zich ertoe transparant te communiceren naar de werkgever-gebruiker over het gebruik van de begeleidingspremie.
• U voorziet een concrete organisatorische invulling van de begeleiding op de werkvloer.
• U voorziet ondersteuning van de werkgever-gebruiker bij het tewerkstellen en het begeleiden van de werknemer met een arbeidsbeperking tijdens en na de uitzendopdracht of de terbeschikkingstelling.

Aanvraag

1. Vul het registratieformulier (Word bestand opent in nieuw venster)in.
2. Dien uw aanvraag in bij het Departement Werk en Sociale Economie via e-mail: individueelmaatwerk@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
3. De aanvraag is ontvankelijk als ze aan al de volgende voorwaarden voldoet.
   • De aanvraag is ingediend via het aangeboden registratieformulier op het bovenvermeld emailadres.
   • De aanvraag is volledig en correct ingevuld en bevat alle noodzakelijke gegevens om de naleving van de voorwaarden te beoordelen.
4. Het Departement WSE beoordeelt de ontvankelijkheid van de aanvraag binnen 7 dagen na ontvangst van de aanvraag. U krijgt daarover een e-mail. Is uw aanvraag niet ontvankelijk? Dan kunt u een nieuwe aanvraag indienen.
5. Het Departement WSE onderzoekt uw aanvraag binnen 45 dagen na de dag waarop de e-mail over ontvankelijkheid van de aanvraag werd verstuurd. Deze termijn wordt geschorst wanneer het Departement WSE u om aanvullende informatie vraagt en zolang die informatie niet ontvangen werd.
6. Het Departement WSE geeft zijn advies aan de Adviescommissie Sociale Economie, die op de eerstvolgende zitting over uw dossier een advies aan de minister formuleert. U kunt uw aanvraag toelichten voor de Adviescommissie Sociale Economie. Het Departement WSE bezorgt u 14 dagen voor de datum van de zitting een uitnodiging.
7. De Adviescommissie Sociale Economie adviseert op niet-bindende wijze de minister over de aanvraag, uiterlijk 10 dagen na afloop van de zitting.
8. De minister beslist over de goedkeuring van de aanvraag en brengt u daarvan op de hoogte.

Geldigheidsduur

Een goedgekeurde registratie is 5 jaar geldig en begint te lopen vanaf de datum die vermeld is in de beslissing. De geldigheidsduur van de registratie vervalt vroegtijdig als u gedurende 2 opeenvolgende jaren geen werknemers met een door VDAB vastgestelde begeleidingsnood hebt tewerkgesteld als uitzendkracht of ter beschikking gesteld.

De minister kan uw registratie intrekken of schorsen als u niet meer voldoet aan de voorwaarden of in bepaalde uitzonderlijke gevallen:

• de aanvraag werd ingediend op basis van valse, onvolledige of onjuiste verklaringen
• er is een onherroepelijke gerechtelijke veroordeling opgelopen
• u handelt in strijd met de sociale of fiscale wetgeving.

Heroverweging

Gaat u niet akkoord met de beslissing? Dan kunt u een gemotiveerd verzoek tot heroverweging indienen via individueelmaatwerk@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) binnen 30 dagen vanaf de dag waarop u geïnformeerd werd over de beslissing.

De heroverwegingscommissie van het Departement WSE onderzoekt uw vraag tot heroverweging en nodigt u uit voor een toelichting. Binnen 45 dagen nadat u gehoord werd, formuleert de commissie haar advies aan de minister. De minister beslist daarna over de heroverweging.

Ook werknemers van een maatwerkbedrijf kunnen in aanmerking komen voor individueel maatwerk:

• als ze na 1 januari 2015 in dienst genomen zijn
• of als hun arbeidsbeperking na die datum begonnen is
• of de werknemer als doelgroepwerknemer doorgestroomd is naar een aansluitende tewerkstelling in het maatwerkbedrijf, en een functie opneemt die verschilt van de functie die hij als doelgroepwerknemer opnam.

Werknemers van lokale besturen moeten na 1 juli 2008 in dienst genomen zijn of hun arbeidsbeperking moet begonnen zijn na 1 juli 2023.

De loonpremie is een financiële vergoeding aan werkgevers en compenseert de inspanningen en kosten verbonden aan de tewerkstelling van de persoon met de arbeidsbeperking. De loonpremie wordt berekend als een percentage van het loon van de werknemer. Dit percentage wordt door VDAB bepaald.

Bijvoorbeeld:

• een aangepast uurrooster of takenpakket
• begeleiding en ondersteuning van de directe leidinggevende
• compensatie van de mogelijk lagere productiviteit.

VDAB bepaalt afhankelijk van de noden van de werknemer welke werkondersteunende maatregelen nodig zijn. Begeleiding is niet voor elke werknemer nodig. Als een begeleidingsondersteuning nodig is, dan moet u een gekwalificeerde begeleider én een coach aanduiden.

De begeleiding op de werkvloer dient om werknemers met een arbeidsbeperking te ondersteunen op het vlak van hun professionele ontwikkeling en werksituatie, met als doel een duurzame tewerkstelling te realiseren.

Ondersteuningsplan

Om deze begeleiding en coaching in concrete afspraken te gieten, werkt de gekwalificeerd begeleider samen met u en uw werknemer een ondersteuningsplan uit dat door de verschillende betrokken partijen ondertekend wordt. De gekwalificeerd begeleider coördineert en begeleidt dit proces. Dit document heeft verschillende doelstellingen: het vormt een afsprakenkader tussen u, de gekwalificeerd begeleider en uw werknemer, en het vormt een leidraad voor de begeleiding.

Maak gebruik van het beschikbare sjabloon (Word bestand opent in nieuw venster)of werk samen met uw gekwalificeerd begeleider zelf een plan uit. U houdt dit ondersteuningsplan ter beschikking op de werkvloer en zorgt dat het up-to-date blijft. Een wijziging in de begeleidingspremie is bijvoorbeeld een aanleiding om het ondersteuningsplan te herbekijken. Doet u een aanvraag voor verlenging of verhoging? Dan voegt u het meest recente ondersteuningsplan toe bij uw aanvraag.

Hoe ziet begeleiding eruit?

De begeleiding op de werkvloer houdt minstens de volgende opdrachten in:

• praktijkgerichte begeleiding bieden op maat van de werknemer en de werkgever, op basis van een ondersteuningsplan
• de werknemer met een arbeidsbeperking coachen op de werkvloer
• preventieve aanpassingen en verbeteringen voorstellen
• ondersteuning bieden bij het onthaal en de integratie van de werknemer
• ondersteuning bieden bij het verbeteren van communicatie- en omgangsvormen met de werknemer
• de werknemer adviseren en doorverwijzen voor problemen buiten de arbeidscontext
• permanente opvolging bieden en instaan voor de informatiedoorstroom naar de werkgever of de collega-coach
• informatie bezorgen aan VDAB met het oog op een evaluatie.

Gekwalificeerde begeleider

U kunt werken met een interne of externe begeleider.

• Een interne begeleider is tewerkgesteld binnen uw eigen onderneming en moet aan bepaalde kwalificaties voldoen.
• Wil u begeleiding extern inkopen dan neemt u contact op met een erkende dienstverlener. Bekijk de lijst van externe dienstverleners.(PDF bestand opent in nieuw venster) Deze worden door het Departement Werk en Sociale Economie erkend op basis van erkenningsvoorwaarden om binnen het kader van individueel maatwerk begeleidingsdiensten aan te bieden. U kiest zelf een organisatie als dienstverlener volgens de behoeften van uw werknemer en onderneming. Met deze dienstverlener maakt u afspraken over onder andere de frequentie van begeleiding, kostprijs,… Het Departement Werk en Sociale Economie komt niet tussen in deze afspraken.
• Wilt u zich registeren als externe dienstverlener? Raadpleeg de pagina ‘Registratie van externe dienstverleners’.

Collega-coach

De coach is een directe collega op de werkvloer, die de volgende taken vervult:

• zorgen voor de integratie van de werknemer op de werkvloer
• de werknemer coachen bij het dagdagelijks functioneren op de werkvloer
• het eerste aanspreekpunt zijn voor de werknemer bij eventuele moeilijkheden op de werkvloer
• moeilijkheden en mogelijkheden over het functioneren van de werknemer signaleren aan de werkgever en de gekwalificeerde begeleider.

Er wordt verwacht dat er binnen uw organisatie zeker 1 persoon de rol van collega-coach vervult. Deze persoon moet opgenomen worden in het ondersteuningsplan.

De collega-coach en begeleider op de werkvloer kunnen dezelfde persoon zijn, als de persoon aan de voorwaarden van begeleider voldoet en een directe leidinggevende van de werknemer met de arbeidsbeperking is.

Met de begeleidingspremie kunt u als werkgever de kosten voor de begeleiding op de werkvloer compenseren.

De loonpremie wordt berekend als een percentage van het effectief betaalde loon. Het exacte bedrag hangt af van het begrensde referteloon (open definitie) van de werknemer.

Werkt de werknemer deeltijds? Dan wordt het referteloon begrensd volgens de tewerkstellingsbreuk. Voor een werknemer die 80% werkt, is het begrensde referteloon gelijk aan 80% van het dubbele van het gemiddeld gewaarborgd minimummaandinkomen(opent in nieuw venster) (GGMMI).

De loonpremie bedraagt minimaal 20% en maximaal 75% van het referteloon.

Startpakketten

Tot en met 31 december 2025 zal VDAB voor personen met een arbeidsbeperking die een advies collectief maatwerk van 2 jaar krijgen, een verhoogde loonpremie van 45% voor een periode van twee jaar krijgen.

Lees hier(PDF bestand opent in nieuw venster) een meer gedetailleerde toelichting van de berekening.

De begeleidingspremie wordt berekend voor elk kwartaal met arbeidsprestaties en bestaat uit 2 delen:

• Een forfaitair aandeel om u te helpen een duurzame, ondersteunende werkcontext uit te bouwen. Dit deel van de premie krijgt u ongeacht het aantal gepresteerde uren van de werknemer. In de eerste vijf kwartalen is het bedrag hoger om rekening te houden met een extra kost voor de opstartperiode.
  Deze component bedraagt 1200 euro/kwartaal tijdens de eerste 5 kwartalen en nadien 600 euro/kwartaal.
• Een variabel aandeel van de begeleidingspremie om in te spelen op de specifieke behoeften van uw werknemer. Dit deel van de premie hangt af van de contractuele prestatiebreuk van de werknemer (bijvoorbeeld halftijds is 50% van het bedrag).
  Deze component bedraagt:
  • 430 euro per kwartaal bij een lage intensiteit van begeleiding
  • 730 euro per kwartaal bij een gemiddelde intensiteit van begeleiding
  • 1280 euro per kwartaal bij een hoge intensiteit van begeleiding

Startpakketten

Er zijn 3 startpakketten:

Deze tabel gaat uit van voltijdse tewerkstelling en volledige prestaties. Deze bedragen worden geïndexeerd.

Tot en met 31 december 2025 zal VDAB voor personen met een arbeidsbeperking die een advies collectief maatwerk van 2 jaar krijgen, een gemiddelde begeleidingspremie voor een periode van twee jaar toekennen.

Lees hier(PDF bestand opent in nieuw venster) een meer gedetailleerde toelichting van de berekening.

Na uw aanvraag van de premie(s) individueel maatwerk controleert het Departement Werk en Sociale Economie of uw aanvraag ontvankelijk is en neemt het een beslissing over de al dan niet toekenning van de premie(s). Het Departement WSE controleert hiervoor verschillende authentieke gegevensbronnen, zoals VDAB, KSZ, RSZ, KBO, …

In deze beslissing staat de begin- en einddatum van de periode waarin de premie(s) worden toegekend. Bij een eerste aanvraag van de premie(s) is de begindatum de eerste dag van het kwartaal van de beslissing (niet van het kwartaal van uw aanvraag). Bij een aanvraag voor evaluatie is de begindatum de eerste dag van het kwartaal van de beslissing (bij een aanpassing van de hoogte van ondersteuning) of de eerste dag van het kwartaal volgend op de vorige einddatum (bij een aanpassing van de duurtijd). De einddatum is gebaseerd op de duurtijd van de behoefte die VDAB heeft vastgesteld bij de indicering (maximum 2 jaar of 5 jaar) of de evaluatie (maximum 5 jaar).

Bij de berekening van de loonpremie en begeleidingspremie houdt het Departement Werk en Sociale Economie rekening met de gegevens van RSZ en VDAB.

Voor de werkgever is de premie vrijgesteld van belastingen in de vennootschapsbelasting.