Stappenplan openbaarheid van bestuur voor overheden

Iedere burger kan per e-mail, brief of fax vragen om een bestuursdocument openbaar te maken. Telefonisch kan dat niet. Als personen zich persoonlijk aanbieden, laat hen dan een ​aanvraagformulier invullen.

Vraag verduidelijking aan de aanvragers als ze niet duidelijk hebben vermeld of ze inzage in, een kopie van of uitleg bij het bestuursdocument willen. Ook het postadres van de aanvrager moet vermeld staan bij de aanvraag.

Stuur de aanvraag onmiddellijk door naar de persoon die binnen je overheidsdienst verantwoordelijk is voor de behandeling van verzoeken tot openbaarheid. Informeer bij je leidinggevende als je niet weet wie dat is.

Noteer de aanvraag direct na de ontvangst in een register. Gebruik daarvoor eventueel het modelregister(Excel bestand opent in nieuw venster) van de Vlaamse overheid.

Om toegang te krijgen tot algemene bestuursdocumenten, hoeft de aanvrager geen persoonlijk belang aan te tonen.

Uitzondering

Als het gaat om informatie van persoonlijke aard, moeten aanvragers aantonen dat ze rechtstreeks en persoonlijk in hun rechtssituatie geraakt worden.

Voorbeelden van informatie van persoonlijke aard:

• dossier bij het OCMW
• patiëntendossier in een ziekenhuis
• bevorderingsdossier of tuchtdossier van een ambtenaar.

Als de aanvrager geen persoonlijk belang kan aantonen, moet je de aanvraag weigeren.

Controleer of de gevraagde informatie valt onder een van de uitzonderingen. In dat geval kan er beslist worden dat de gevraagde bestuursdocumenten of een gedeelte ervan niet openbaar worden gemaakt.

Bezorg het dossier aan de hoogst geplaatste ambtenaar of aan een bevoegd leidinggevend personeelslid van je overheidsdienst. Die neemt de beslissing over het openbaar maken van de gevraagde informatie.

Voor de lokale overheden vind je de info over die beslisser terug in artikel II.29 van het bestuursdecreet(opent in nieuw venster).

Informeer aanvragers over de beslissing binnen 20 kalenderdagen na de registratie van hun aanvraag.

Je kunt die antwoordtermijn verlengen tot 40 dagen in 2 gevallen:

• als je meer tijd nodig hebt om de aanvraag te toetsen aan de uitzonderingsgronden

• als je de opgevraagde informatie niet in korte tijd kunt verzamelen.

Breng de aanvrager binnen de oorspronkelijke termijn van 20 dagen op de hoogte over de verlenging van de beslissingstermijn.

Geef zeker de volgende informatie bij een (gedeeltelijke) weigering:

• Vermelding van gedeeltelijke openbaarheid: vermeld het uitdrukkelijk in de beslissing als een deel van de gevraagde informatie niet openbaar wordt gemaakt.

• Vermelding van beroepsmogelijkheid: vermeld bij een weigering dat de aanvrager 30 kalenderdagen de tijd heeft om beroep aan te tekenen bij de Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur. Die termijn start de dag nadat de beslissing werd verstuurd. Verwijs eventueel naar de webpagina ‘In beroep gaan na een weigering tot toegang’. Als je de beroepsmogelijkheid niet vermeldt, krijgt de aanvrager 4 maanden extra om in beroep te gaan.

• Formulering beroepsmogelijkheid: gebruik eventueel de volgende formulering: “Tegen deze beslissing kunt u beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur (via mail: openbaarheid@vlaanderen.be of per brief, gericht aan: Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur, Havenlaan 88, bus 100, 1000 Brussel). U beschikt daarvoor over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing is verstuurd.”

• Vermelding verbod op hergebruik: als je een aanvraag tot openbaarmaking (gedeeltelijk) inwilligt, dan moet je in de beslissing vermelden dat die (gedeeltelijke) inwilliging geen toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken.

Maak de gevraagde bestuursdocumenten openbaar: uiterlijk 20 kalenderdagen na de registratie van de vraag. Of 40 kalenderdagen als de behandelingstermijn werd verlengd.

Voor inzage van of uitleg over de gevraagde documenten maak je de nodige praktische afspraken met de aanvrager.

De inzage en de uitleg zijn gratis. De overhandiging van een afschrift is dat in principe ook, maar je kunt daarvoor een retributie (vergoeding) vragen aan de aanvrager. Het bedrag van de retributie moet gebaseerd zijn op een redelijke kostprijs. Bij de Vlaamse overheid en bij de IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid zijn kopieën altijd gratis.

Als de aanvrager beroep indient tegen een (gedeeltelijke) weigering tot openbaarmaking, dan zal de Beroepsinstantie inzake Openbaarheid van bestuur contact opnemen met jou.