Specifieke boekhoudtopics

Een bestuur is verplicht om de kosten en de opbrengsten te boeken volgens het soort kost of opbrengst. De classificatie in kosten- en opbrengstensoorten geeft aan wat de kosten of de opbrengsten veroorzaakt. Klassieke voorbeelden van kostensoorten zijn personeelskosten, verzekeringskosten, kosten voor aankopen van goederen en diensten, kosten voor maatschappelijke dienstverlening en afschrijvingskosten. Het rekeningenstelsel voor de lokale besturen legt een minimale opsplitsing op voor de toewijzing van een kost of een opbrengst aan een kosten- of opbrengstensoort.

Bij de boeking van een uitgave of een ontvangst in de budgettaire boekhouding moet een bestuur ook steeds aanduiden aan welk beleidsveld het de uitgave of de ontvangst toewijst. Beleidsvelden zijn een verzameling van producten, activiteiten en middelen die vanuit politiek en maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Een beleidsveld is een functionele indeling van de activiteiten van een bestuur. De regelgeving bevat een gestandaardiseerde lijst van beleidsvelden. Een bestuur kan ervoor kiezen om een beleidsveld verder op te splitsen in beleidsitems.

Voorbeelden van beleidsvelden: klimaat en energie, werkgelegenheid, beheer van regen- en afvalwater, politiediensten, brandweer, woon- en zorgcentra, dienstencentra, gezinshulp, kinderopvang, enz.

Een kostenplaats is een onderdeel van het bestuur (divisie, afdeling of team) waaraan het bestuur (directe en indirecte) kosten en opbrengsten toerekent om zicht te krijgen op de reële kostprijs ervan. Als een bestuur kosten en opbrengsten wil toewijzen aan activiteiten, producten, diensten of projecten kan het gebruik maken van kostendragers. Een kostendrager is de eenheid waaraan het bestuur de kosten en opbrengsten toewijst.

Het gebruik van kostenplaatsen en -dragers kan het inzicht in de verdeling van de opbrengsten en de kosten over de verschillende geledingen en activiteiten van een bestuur verhogen. Kostenplaatsen en -dragers dienen om kostensoorten te groeperen of te verfijnen. Besturen zijn niet verplicht om met kostenplaatsen en -dragers te werken, maar ze kunnen hun boekingen ermee aanvullen om de (management)informatie te verrijken. Er bestaat geen standaardlijst van kostenplaatsen en -dragers. Elk bestuur bepaalt zelf hoeveel en welke kostenplaatsen en -dragers het wil gebruiken.

Meestal koppelt een bestuur kostenplaatsen en -dragers aan de registraties in de algemene boekhouding, omdat het dan alle kosten en opbrengsten kan toerekenen, en niet alleen de kaskosten en -opbrengsten. Een bestuur kan er ook voor kiezen om enkel de ontvangsten en uitgaven die het in de budgettaire boekhouding registreert op te volgen per kostenplaats en -drager.

Een kostenplaats of -drager kan samenvallen met een beleidsitem, maar dat hoeft niet noodzakelijk het geval te zijn.

Voorbeeld: Een bestuur kan ervoor kiezen om het beleidsveld ‘0742 Sportinfrastructuur’ in te delen in beleidsitems, waarbij elk beleidsitem overeenkomt met een sporthal. Het beleidsitem voor die sporthal is dan tevens een kostenplaats. Een ander bestuur zou er evenwel kunnen voor kiezen om dit beleidsveld in te delen in de beleidsitems “competitiesport” en “recreatief sporten”. Die beleidsitems zullen niet samenvallen met een kostenplaats.

Een investeringssubsidie behoort niet altijd tot het beleidsdomein ‘Algemene Financiering’. Dat beleidsdomein bevat de ontvangsten en de uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering.

Enkel de algemene investeringssubsidies behoren dus tot het beleidsdomein ‘Algemene Financiering’. Investeringssubsidies die verband houden met een specifieke investering wijst het bestuur toe aan het beleidsdomein waar de investering functioneel onder valt.

Als een bestuur een actiefbestanddeel verkoopt voor de financiering van een (nieuwe) investering, dan moet het die ontvangsten toewijzen aan het specifieke beleidsdomein waartoe de (nieuwe) investering behoort.

Enkel de ontvangsten van desinvesteringen die geen rechtstreeks verband houden met specifieke investeringen behoren tot het beleidsdomein ‘Algemene Financiering’.

Besturen moeten hun personeelskosten zoveel mogelijk toewijzen aan het beleidsveld waarin de personeelsleden tewerkgesteld zijn. Als een personeelslid taken verricht voor meerdere beleidsvelden, moet het bestuur de personeelskost ook over de verschillende beleidsvelden uitsplitsen.

Zo worden de kosten voor de vorming en de hospitalisatieverzekering toegewezen aan de verschillende beleidsvelden waarin de personeelsleden zijn tewerkgesteld. Kosten voor algemene verzekeringen die niet aan individuele personeelsleden of specifieke beleidsvelden kunnen worden toegewezen, worden geregistreerd in het beleidsveld 0190 ‘Overig algemeen bestuur’.

De besturen moeten de uitgaven en ontvangsten voor de buitenschoolse kinderopvang toewijzen aan het beleidsveld ‘0945 Kinderopvang’.

De buitenschoolse kinderopvang beperkt zich immers meestal niet tot het ochtend- en avondtoezicht, die onder het beleidsveld 0870 Sociale voordelen vallen. In vakantieperiodes bijvoorbeeld staat de opvang volledig los van het schoolgebeuren. Bovendien wordt de buitenschoolse kinderopvang vaak ook niet in de gebouwen van de scholen zelf georganiseerd. De uitgaven voor buitenschoolse kinderopvang horen dan ook niet thuis op de beleidsvelden die verband houden met ‘leren en onderwijs’.

Elke gemeente heeft een algemeen en een financieel directeur die zowel de gemeente als het OCMW bedient. Die ambten worden uitgeoefend door personeelsleden van de gemeente. De volledige loonkost is dus ten laste van de budgettaire entiteit ‘gemeente’ en wordt geboekt op de desbetreffende algemene rekeningen (AR) van de rubriek 62 (bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen).

Gemeenten waar de taak van financieel directeur uitgeoefend wordt door een gewestelijk ontvanger mogen de uitgaven en de kosten voor de prestaties van die ontvanger niet verwerken als een personeelskost, maar moeten die boeken als een levering van diensten.

De kost en de uitgave worden geboekt op de algemene rekening 617 (uitzendkrachten en personen ter beschikking gesteld van het bestuur of van een boekhoudkundige entiteit binnen het bestuur).

Volgens het begrotingsprincipe van de universaliteit nemen de lokale besturen in hun meerjarenplan alle geraamde uitgaven en ontvangsten op. De boekhouding en de jaarrekening bevatten de volledige bedragen van alle gerealiseerde uitgaven en ontvangsten, ook al compenseren bepaalde ontvangsten en uitgaven elkaar. Compensatie is immers niet toegelaten (Artikel 93, BVR BBC).

De registratie van de wedden van het gemeentelijk onderwijzend personeel - die het Agentschap voor onderwijsdiensten rechtstreeks aan het onderwijzend personeel betaalt – valt onder de toepassing van dat beginsel. De bezoldigingen van die personeelsleden zijn immers gemeentelijke uitgaven die de Vlaamse overheid terugbetaalt onder de vorm van specifieke werkingssubsidies. De gemeenten schrijven die bedragen in langs de kosten- en uitgavenzijde (bezoldigingen, personeelskosten) en langs de opbrengsten- en ontvangstenzijde (specifieke werkingssubsidies), ook al is er geen reële geldstroom binnen de gemeenten.

De gemeenten kunnen de bedragen die ze daarvoor inschrijven afleiden uit de zogenaamde “schoollistings”. Het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming stelt die lijsten bij iedere betaling (maandlonen, vakantiegeld, eindejaartoelage, uitgestelde bezoldiging) digitaal beschikbaar via het portaal Mijn onderwijs (opent in nieuw venster)(opent in nieuw venster). De lijsten vermelden de personeelsleden die in de betreffende betaling een loon ontvingen en de berekende bedragen. Als financieel directeur van de gemeente en het OCMW kan je toegangsrechten voor dat portaal aanvragen bij de lokale beheerder ervan.

Bij de boeking maakt de gemeente het onderscheid tussen de bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen (onder andere het brutoloon, …) enerzijds, en de werkgeversbijdrage anderzijds. De werkgeversbijdrage vind je in de excel-versie van de listings (niet in de pdf-versie). De gemeenten gebruiken voor de registratie van deze ontvangsten, uitgaven, kosten en opbrengsten de volgende minimum algemene rekeningen (MAR):

• AR 7405/9 - specifieke werkingssubsidies
• AR 6208 - bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen – onderwijzend personeel ten laste van andere overheden
• AR 6218 - werkgeversbijdragen wettelijke verzekeringen – onderwijzend personeel ten laste van andere overheden.

Boekhoudkundige verwerking: zie boekhoudfiche 1020

De boeking van de uitgaven is afhankelijk van de wijze waarop de inrichtende macht in bijkomende lestijden voorziet:

• via het stelsel van PWB (personeel ten laste van het werkingsbudget, de zgn. Tivoli-uren):
  • de inrichtende macht sluit een arbeidsovereenkomst af met het personeelslid
  • het personeelslid wordt betaald door AGODI
  • AGODI vordert de kosten terug van de inrichtende macht
  • de gemeente boekt de kosten die door AGODI teruggevorderd worden op de algemene rekeningen bestemd voor onderwijzend personeel ten laste van het bestuur (6207 Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen - onderwijzend personeel ten laste van het bestuur en 6217 Werkgeversbijdragen voor wettelijke verzekeringen - onderwijzend personeel ten laste van het bestuur). De niet-belastbare vergoeding wordt momenteel niet teruggevorderd. Een niet-belastbare vergoeding die wel zou teruggevorderd worden, moet geregistreerd worden op de AR 623 met BV 08xx.
  • AGODI neemt die bezoldiging ook op in de maandelijkse weddelijsten. Aangezien ze ten laste is van het werkingsbudget moet de gemeente opletten dat ze die geen tweede keer boekt als bezoldiging van het onderwijzend personeel ten laste van andere overheden en de daartegenover staande subsidie.
• via een gewone arbeidsovereenkomst tussen de inrichtende macht en het personeelslid, waarbij de inrichtende macht het personeelslid rechtstreeks betaalt. Het betreft een gewone contractuele aanstelling, zodat het bestuur de bezoldiging boekt op ‘AR 6207 – Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen – onderwijzend personeel’ ten laste van het bestuur.

Boekhoudkundige verwerking: zie boekhoudfiche 1021

Bij het boeken van de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing moet een bestuur rekening houden met het compensatieverbod. Je mag deze recuperaties niet rechtstreeks aftrekken van de oorspronkelijke loonkosten. Je moet deze vrijstellingen boeken als specifieke werkingssubsidies (AR 7405/9).

Deze werkwijze geldt bv. ook voor de opbrengsten uit de Sociale Maribel. Gebruik Boekhoudfiche 2051(PDF bestand opent in nieuw venster) als leidraad.

De categorieën waarvoor een dergelijke gedeeltelijke vrijstelling van de betaling van de bedrijfsvoorheffing geldt, zijn opgesomd in artikel 275/1 t.e.m. art 275/11 van het Wetboek van de inkomensbelastingen (WIB 1992).

Als het bedrag van de investeringssubsidie gespreid wordt over jaarlijkse schijven, spreken we over een investeringssubsidie op lange termijn. De investeringssubsidie is dan gekoppeld aan een vordering op lange termijn. In dat geval wordt de subsidie niet uitbetaald naargelang de werken vorderen, maar in jaarlijkse schijven, gekoppeld aan het gebruik van het activum door het bestuur. De VIPA-subsidies zijn een voorbeeld van dit type.

Als de subsidie uitbetaald wordt naargelang de werken vorderen, wordt ze geregistreerd als een investeringssubsidie op korte termijn. De investeringssubsidie is dan gekoppeld aan een vordering op korte termijn.

Het genormaliseerd rekeningenstelsel voorziet hiervoor ook twee aparte algemene rekeningnummers (AR): AR 150 voor de “investeringssubsidies en –schenkingen in kapitaal met vordering op korte termijn” en AR 151 voor de “investeringssubsidies en –schenkingen in kapitaal met vordering op lange termijn”. Concrete voorbeelden zijn terug te vinden in de boekhoudfiches 6400(PDF bestand opent in nieuw venster) en 6401(PDF bestand opent in nieuw venster).

De gemeente financiert zowel de reguliere werking als de investeringen van de politie- en hulpverleningszones. Dat betekent dat een bestuur de gemeentelijke dotatie in principe moet opsplitsen in:

• een werkingssubsidie (subsidie als tussenkomst in de werking van de zone)
• een investeringssubsidie (subsidie om vaste activa te verwerven of te behouden).

De aard van de tussenkomst van de gemeente moet in principe blijken uit de begroting van de zone. De uitgaven en de financiering voor de geplande investeringen moet de zone volgens de regels van de NGB opnemen in de buitengewone dienst.

De gemeente schrijft de dotatie voor de gewone werking in onder de exploitatie-uitgaven. De tussenkomst voor de financiering van de investeringen schrijft ze in haar meerjarenplan in als een investeringssubsidie. Het onderscheid tussen beide heeft een belangrijke impact op de indicatoren voor het financieel evenwicht van de gemeenten.

Aangezien de politie- en hulverleningszones nog volgens het NGB-systeem werken, bevat hun begroting en boekhouding ook de mogelijkheid om overboekingen op te nemen van de gewone naar de buitengewone dienst. De zones kunnen er dus voor kiezen om bepaalde investeringen (bv. vervangingsinvesteringen, investeringen met een eerder beperkte financiële impact voor de gemeenten) te financieren met een overboeking uit de gewone dienst. Die overboeking heeft geen impact voor de gemeente. Het bedrag dat de zone overboekt blijft bij de gemeente vervat in de werkingssubsidie.

Het behoort tot de lokale autonomie om in overleg tussen de zone en de gemeente te kiezen voor de methode die het beste past bij de concrete lokale situatie en de gemeenschappelijke belangen van de zone en de gemeenten, zonder het basisprincipe uit het oog te verliezen.

De centrumsteden ontvangen sinds 1 januari 2017 de middelen uit het vroegere Stedenfonds als een aanvullende dotatie bij het Gemeentefonds. Dat vermindert de plan- en rapporteringslasten en verruimt de lokale autonomie en basisfinanciering.

De financiering is volledig voorwaardenvrij en de middelen zijn niet langer geoormerkt. De centrumsteden moeten ze bijgevolg boeken als algemene financiering op het beleidsveld 0010 ‘Algemene overdrachten tussen de verschillende bestuurlijke niveaus’ en op de algemene rekening 74001 ‘Gemeentefonds – aanvullende dotaties’. De economischesectorcode is 300 (Vlaamse overheid).

De wet van 21 juli 2016 tot wijziging van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie verruimt de toepassing van het geïndividualiseerde project voor maatschappelijke integratie (GPMI). Om de bijkomende kosten van begeleiding en activering te kunnen opvangen, is ook de betoelagingsregeling aangepast.

Zolang er een GPMI bestaat, ontvangen de OCMW’s vanaf de eerste dag van de maand waarin het GPMI met de begunstigde werd ondertekend, gedurende maximaal één kalenderjaar een bijzondere toelage van 10 % van het effectief toegekende bedrag van het leefloon. In uitzonderlijke gevallen kan de bijzondere toelage verlengd of een tweede keer toegekend worden.

In de boekhouding moeten de OCMW’s die extra toelage opnemen onder de specifieke werkingssubsidies (algemene rekening 7405/9). In het kader van de periodieke controles door de POD Maatschappelijke Integratie (POD MI) is het aangewezen om die bijzondere toelage in de boekhouding af te zonderen van de overige werkingssubsidies. Elk OCMW bepaalt volledig vrij op welke concrete manier het dat doet (bv. via een verdere indeling van het rekeningenstelsel).

Daarnaast is het mogelijk dat het OCMW bij inspecties van de POD MI ook een verantwoording moet geven van de uitgaven of activiteiten die het met de extra toelage van 10% gefinancierd heeft (bv. inzet van personeel, aankopen van goederen, specifieke acties voor begeleiding en activering zoals een sollicitatietraining, enz.). Ook hier kan elk OCMW volledig vrij bepalen op welke manier het dat doet, bijvoorbeeld:

• door de acties in het kader van het GPMI te koppelen aan een specifieke externe rapporteringscode; zo kan men ook acties koppelen waar geen uitgaven aan verbonden zijn
• door de transacties (uitgaven) te koppelen aan een deelrapportcode
• door een afzonderlijke actie “GPMI” te voorzien.

De gemeenten die vanaf 2020 een tussenkomst van de Vlaamse overheid ontvangen uit de bijkomende algemene financieringslijn voor het beheer en de vrijwaring van de open ruimte, schrijven die subsidie in hun meerjarenplan 2020-2025 in op de algemene rekening 740¼ (Andere algemene werkingssubsidies) en het beleidsveld 0010 (Algemene overdrachten tussen de verschillende bestuurlijke niveaus). De economischesectorcode is 300 (Vlaamse overheid).

Raadpleeg de tabel met de ramingen die de lokale besturen in hun meerjarenplan 2020-2025 kunnen inschrijven.

Plattelandsgemeenten die subsidies ontvangen uit het Vlaams fonds voor de stimulering van (groot)stedelijke en plattelandsinvesteringen, moeten de subsidies besteden aan investeringen in materiële vaste activa.

De gemeenten moeten die subsidies in hun boekhouding in principe dan ook inschrijven als investeringssubsidies in kapitaal met vordering op korte termijn (algemene rekening 150). Zolang er nog geen activa tegenover de subsidies staan, moeten ze worden geboekt op de algemene rekening 18 (Schulden op lange termijn uit niet-ruiltransacties). Functioneel worden ze in beide gevallen via het beleidsveld 0010 (Algemene overdrachten tussen de verschillende bestuurlijke niveaus) toegewezen aan de algemene financiering. De economischesectorcode is 300 (Vlaamse overheid).

Prijssubsidies zijn subsidies die rechtstreeks verband houden met de prijs die de klanten aan het autonome gemeentebedrijf (AGB) betalen om een welbepaald goed of een specifieke dienst van het AGB te verkrijgen. De prijssubsidies die de gemeenten aan het AGB toekent, zijn dus tussenkomsten in de prijs van een welbepaald goed of een specifieke dienst die het AGB levert of verstrekt. De gemeente komt per prestatie tussen in het tarief dat het AGB aanrekent aan burgers, verenigingen en andere gebruikers (de medecontractant).

Fiscaalrechtelijk worden de ontvangen prijssubsidies in een AGB anders behandeld dan de algemene of specifieke werkingssubsidies van de gemeente. De BTW-administratie beschouwt prijssubsidies als een deel van de opbrengst die rechtstreeks te maken heeft met de levering van de dienst. Ze zijn een onderdeel van de maatstaf van heffing. De gemeente betaalt op die tussenkomst ook BTW. Het AGB moet de prijssubsidies die het van de gemeente ontvangt dan ook als omzet boeken. Om de transacties tussen gemeente en AGB transparant te houden, gebruiken we hiervoor specifiek de algemene rekening (AR) 707 Prijssubsidies. De te betalen BTW wordt geboekt op AR 475 Te betalen BTW. Voor de gemeente zijn de corresponderende uitgaven toegestane werkingssubsidies die geboekt worden op de AR 6495 Prijssubsidies en de economischesectorcode 430 (verbonden AGB).

De maatstaf van heffing van de prestatie die het AGB levert, bestaat uit de volledige prijs (exclusief BTW). Die omvat zowel het deel dat de medecontractant betaalt, als het deel dat de gemeente betaalt via de prijssubsidie. De BTW berekend over die maatstaf van heffing is volgens de normale regels aftrekbaar in hoofde van de medecontractant.

In de relatie tussen het AGB en de gemeente als subsidieverlener is er geen sprake van een belastbare handeling en mag er geen factuur of een ander document met vermelding van BTW worden uitgereikt. De afrekening voor de prijssubsidies tussen het AGB en de gemeente zal dus moeten gebeuren op basis van een periodieke afrekeningsstaat, een uitnodiging tot betalen of iets dergelijks.

De AGB’s vallen niet onder de BTW-regeling voor openbare besturen en zijn dus gewone belastingplichtigen met recht op aftrek van BTW. Artikel 44 van het BTW-wetboek omschrijft echter een aantal activiteiten, zoals sport, cultuur en vermaak, die vrijgesteld zijn van BTW als ze verricht worden door instellingen die geen winstoogmerk nastreven. AGB’s die in die domeinen actief zijn, kunnen dus alleen BTW-plichtig zijn als ze een winstoogmerk hebben. Om BTW-plichtige te zijn en van BTW-aftrek gebruik te kunnen maken, moeten ze winst nastreven, realiseren en uitkeren aan de aandeelhouder, de gemeente.

De concrete beoordeling van die kwalificatie gebeurt enkel en alleen door de BTW-administratie. Die kan daarvoor ook onderzoeken of de statutaire bepalingen over het al dan niet winstgevende karakter van het AGB niet louter theoretisch zijn. Daarbij maakt ze een onderscheid tussen de subsidies die de gemeente aan het AGB uitkeert omwille van de nauwe band tussen beide en de algemene dienstverlening enerzijds, en de door de gemeente toegekende prijssubsidies, anderzijds.

De BTW-administratie aanvaardt niet dat subsidies die toegekend worden om het (boekhoudkundige) tekort van het AGB te dekken, meegeteld worden als opbrengsten uit een bepaalde activiteit. Ze beschouwt die als algemene werkingssubsidies en haalt die uit het resultaat om te bepalen of er sprake is van een winstgevend karakter. De subsidies die rechtstreeks verband houden met de prijs daarentegen mogen wel meegeteld worden als opbrengsten uit een bepaalde activiteit om te bepalen of de statutaire bepalingen over het winstoogmerk en het doel om winsten uit te keren al dan niet theoretisch zijn. Bijkomende informatie is te vinden in de beslissingen en omzendbrieven van de BTW-administratie (Fisconet plus).

De Vlaamse gemeenten, OCMW’s, autonome gemeentebedrijven en welzijnsverenigingen die een responsabiliseringsbijdrage voor de pensioenen van hun statutair personeel verschuldigd zijn, ontvangen daarvoor vanaf 2020 een tussenkomst van de Vlaamse overheid.

De inschrijving van die algemene financiering gebeurt op de algemene rekening 740¼ (Andere algemene werkingssubsidies) en het beleidsveld 0010 (Algemene overdrachten tussen de verschillende bestuurlijke niveaus). De economischesectorcode is 300 (Vlaamse overheid). Raadpleeg de tabel met de ramingen die de lokale besturen in hun meerjarenplan 2020-2025 kunnen inschrijven..

Om de verhoging van de dagprijs van een kamer in een woonzorgcentrum of een centrum voor kortverblijf na een infrastructuurinvestering te beperken, kent de Vlaamse Regering vanaf 2018 onder welbepaalde voorwaarden een infrastructuurforfait toe van 5 euro per dag per resident. Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA) betaalt het forfait aan de voorziening, die de korting zichtbaar op de factuur moet doorrekenen ten voordele van de bewoner. De resident is zo de uiteindelijke begunstigde van de tegemoetkoming.

De lokale besturen moeten de ontvangsten uit het infrastructuurforfait in hun financiële planning en boekhouding als een exploitatie-ontvangst inschrijven op de algemene rekening 7405/9 (specifieke werkingssubsidies), met economische sectorcode 300 (Vlaamse overheid) en beleidsveld 0953 (woon- en zorgcentra).

VIPA betaalt het infrastructuurforfait dat het voor een bepaald boekjaar toekent steeds uit in de loop van datzelfde boekjaar. Aangezien er nadien geen herrekeningen voor dat boekjaar meer gebeuren, is het ontvangen infrastructuurforfait definitief verworven. Het transactiemoment situeert zich bijgevolg altijd in het jaar van de ontvangst van het infrastructuurforfait.

Lees meer over het infrastructuurforfait (voorwaarden, berekening, enz.) op de website van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin(opent in nieuw venster).

De centrumsteden en de provinciale steden moeten de subsidies die ze ontvangen uit het Vlaams fonds voor de stimulering van (groot)stedelijke en plattelandsinvestering inzetten voor de financiering van investeringsuitgaven.

De steden moeten die subsidies in hun financiële planning en boekhouding inschrijven als investeringssubsidies in kapitaal met vordering op korte termijn (algemene rekening 150). Zolang er nog geen activa tegenover de subsidies staan, moeten ze worden geboekt op de algemene rekening 18 (Schulden op lange termijn uit niet-ruiltransacties). Functioneel worden ze in beide gevallen via het beleidsveld 0010 (algemene overdrachten tussen de verschillende bestuurlijke niveaus) toegewezen aan de algemene financiering. De economischesectorcode is 300 (Vlaamse overheid).

De financieel directeur mag alleen in welbepaalde situaties vorderingen als oninbaar boeken.

De financieel directeur boekt de bedragen die betaald moeten worden door schuldenaren van wie de insolvabiliteit bewezen is door een bewijsstuk als oninvorderbaar. De financieel directeur verwerkt die minderwaarden autonoom als kost en uitgave op de algemene rekening (AR) 642 (minderwaarde op de realisatie van operationele vorderingen) zodra de insolvabiliteit bewezen en gestaafd is door een bewijs. Die boeking impliceert geen kwijtschelding van de schuld.

De bovenvermelde bevoegdheid van de financieel directeur is beperkt tot de minderwaarden die te maken hebben met de inning: onvermogen, insolvabiliteit, overlijden zonder erfgenamen, verworpen nalatenschap. Ook verjaarde vorderingen vallen daaronder. De financieel directeur legt hierover verantwoording af via zijn rapportering over het debiteurenbeheer, die moet worden opgemaakt op basis van artikel 177 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur of artikel 90 van het Provinciedecreet van 9 december 2005.

Correcties en aanpassingen die niet het gevolg zijn van elementen die met de inning te maken hebben behoren tot de bevoegdheid van de “budgethouder”. Het kan gaan om vorderingen die moeten worden gecorrigeerd omwille van een materiële fout of omwille van andere redenen die niets met de (in)solvabiliteit van de debiteur te maken hebben (bv. na ontvangst van een bezwaarschrift). In die gevallen moet er een correctie op de vordering geboekt worden via een creditnota.

In het onderstaande schema worden een aantal frequent voorkomende situaties weergegeven:

Het (aangepaste) meerjarenplan verleent via schema M3 ‘Overzicht van de kredieten’ autorisatie om ontvangsten en uitgaven te doen (kasstromen).

Ontvangsten en uitgaven zijn transacties die leiden tot een toename of een afname van de beschikbare en realiseerbare geldmiddelen. Schema M3 bevat geen kredieten voor niet-kasstromen.

• Waardeverminderingen op operationele vorderingen op korte termijn (AR 634) zijn niet-kaskosten en moeten dus niet budgettair verwerkt worden.
• Minderwaarden op realisatie van operationele vorderingen (AR 642) zijn wel kaskosten en moeten wel budgettair verwerkt worden.

Zie ook boekhoudfiche 8000(PDF bestand opent in nieuw venster).

Als een lokaal bestuur een vordering niet kan innen door de insolvabiliteit van de debiteur, boekt het de vordering door een registratie van de minderwaarde bij realisatie van operationele vorderingen. Het bestuur gebruikt de boekhouding van een algemene rekening (AR) van de rubriek 642 (minderwaarde op de realisatie van operationele vorderingen). Dit behoort tot de bevoegdheid van de financieel directeur.

Het minimum algemeen rekeningenstelsel maakt geen onderscheid tussen vorderingen uit ruil- en niet-ruiltransacties. De boekhoudkundige verwerking is dus identiek, ongeacht of het gaat om een fiscale of een niet-fiscale vordering. Elk bestuur kan die algemene rekening intern en in functie van de eigen informatiebehoefte verder onderverdelen om het onderscheid te maken tussen verschillende soorten vorderingen (bijvoorbeeld vorderingen uit ruiltransacties, vorderingen uit niet-ruiltransacties, enz.). Die verdere onderverdeling kan nuttig zijn om gepaste waarderingsregels te kunnen toepassen.

Een correctie (vermindering) van een operationele vordering omwille van een materiële vergissing of omdat ze onverhaalbaar is (als gevolg van een bezwaar dat geleid heeft tot een vrijstelling) wordt boekhoudkundig verwerkt door een creditnota te boeken. Dergelijke correcties worden geregistreerd via het gebruik van de betrokken algemene rekening van de klasse 7 (ontvangsten/opbrengsten).

Als een AGB of een APB een kapitaalsverhoging doorvoert, verwerkt het autonome bedrijf de volstorting ervan in de boekhouding via de algemene rekening 101 (niet opgevraagd kapitaal).

Die transactie beïnvloedt zowel het nettoactief als het budgettaire resultaat. De verrichting op de algemene rekening 101 wordt dus zowel in de algemene als in de budgettaire boekhouding opgenomen.

In de staat van het financiële evenwicht (schema’s M2 en J2) en de staat van de ontvangsten en uitgaven volgens economische aard (schema T2) wordt de ontvangst opgenomen onder de ontvangsten uit financiering (rubriek IV. Financieringssaldo/a. Ontvangsten in schema M2 en J2 en rubriek II. Financieringsontvangsten/E. Kapitaalsvermeerderingen in schema T2).

Een terugbetaling van kapitaal wordt op een analoge manier verwerkt, maar dan via de algemene rekening 100 (kapitaal) en de uitgaven voor financiering (rubriek IV. Financieringssaldo/b. Uitgaven in schema M2 en J2 en rubriek I. Financieringsuitgaven/E. Kapitaalsverminderingen in schema T2).