Gunningsdossier (vaste belofte van de subsidie)
De aanvrager van de subsidie verstuurt binnen een termijn van 12 maanden na de ontvangst van de principiële belofte van subsidie het gunningsdossier naar het Agentschap Binnenlands Bestuur. Het agentschap maakt een herberekening van het subsidiebedrag. De aanvrager mag de studie of de werkenopdracht sluiten en aanvatten zodra de minister de vaste belofte van subsidie heeft verleend.
Samenstelling gunningsdossier
Het gunningsdossier bevat minstens:
- de bekendmaking van de gunningsprocedure
- de geactualiseerde raming
- het proces-verbaal van de opening van de inschrijvingen
- het aanbestedingsverslag
- de opdrachtdocumenten die de grondslag vormen voor de aanbesteding
- het model van het inschrijvingsformulier
- de goedkeuring van de laagste regelmatige inschrijving door het initiatief nemende bestuur en de kennisgeving aan de gekozen (inlichten zonder sluiten van de opdracht) en niet gekozen inschrijvers;
- een afschrift van de goedgekeurde inschrijving
- de originele inschrijvingen.
Verzending gunningsdossier
De aanvrager van de subsidie verstuurt binnen een termijn van 12 maanden na de ontvangst van de principiële belofte van subsidie het gunningsdossier. Als die termijn van 12 maanden een probleem stelt, kan de aanvrager verzoeken om een uitzondering te krijgen. Het Agentschap Binnenlands Bestuur beslist op basis van dat gemotiveerde verzoek om die afwijking al dan niet toe te staan.
Vaste belofte van de subsidie
Op basis van het gunningsdossier maat het Agentschap Binnenlands Bestuur een herberekening van het subsidiebedrag.
De subsidie wordt enkel toegekend als het zo berekende subsidiebedrag meer bedraagt dan 12.000 euro. Die minimumdrempel geldt niet voor werken om veiligheidsredenen, bliksemafleiding, elektriciteitswerken, de vernieuwing van centrale verwarming of een studie.
Op basis van dit gunningsdossier verleent de minister de vaste belofte van subsidie. Daarbij gebeurt ook een controle op de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten. Als de overheid inbreuken vaststelt, dan wordt geen vaste belofte van subsidie toegekend.
De aanvrager mag de studie of de werkenopdracht pas sluiten en aanvatten nadat de minister de vaste belofte van subsidie heeft verleend.