Prestatiemanagement: info voor leidinggevenden
Wil je weten hoe prestatiemanagement werkt binnen de Vlaamse overheid en wat dat voor jou als leidinggevende betekent? Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt. Ontdek hoe je prestatiemanagement effectief inzet in je functie en leer meer over de 2 salarissystemen.
Voor wie?
Je bent leidinggevende bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Meer dan evaluatie
Velen denken dat prestatiemanagement alleen gaat over de jaarlijkse evaluatiegesprekken en bijbehorende systemen, maar dat is niet zo.
Prestatiemanagement gaat over alles wat je als leidinggevende doet om je team te helpen hun doelen te bereiken. Als je een ontwikkelingsgerichte houding aanneemt, een open feedbackcultuur stimuleert en prestatiegericht coacht, help je je medewerkers om het beste uit zichzelf te halen.
Doelstellingen bepalen, taken verdelen, prioriteiten bepalen, je medewerkers motiveren en waarderen, helpen in hun ontwikkeling en bijsturen waar nodig zijn de kerntaken van prestatiemanagement.
Jaarlijkse PLOEG-cyclus
Medewerkers blijvend motiveren doe je elke dag, niet alleen tijdens een eenmalig evaluatie- en planningsgesprek. Het draait om een feedbackcultuur waarin gesprekken en voortdurende feedback belangrijk zijn.
Door verschillende soorten gesprekken te voeren zoals planningsgesprekken, evaluatiegesprekken, loopbaangesprekken, talentgesprekken en remediëringsgesprekken, wissel je vooruitblikken en terugblikken voortdurend af. Dat is een continu proces waarbij zowel jij als leidinggevende als je medewerkers een actieve rol spelen.
Voor die aanpak werd het prestatiemanagementsysteem PLOEG ontwikkeld: plannen, opvolgen, evalueren en gewaardeerd worden.
- Stap 1
Plannen
Welke doelen wil je medewerker behalen? Waar wil die de komende tijd naartoe werken? Door samen met je medewerker heldere doelen vast te leggen, weet die precies welke richting te volgen en wat je verwacht. Die doelen vertaal je in concrete afspraken. Ze geven je als leidinggevende een basis om feedback te geven en zijn zo de fundering voor vervolggesprekken, waardering en bijsturing.
Je hebt verschillende soorten doelen:
- Prestatiedoelen: richten zich op de resultaten van het werk.
- Procesdoelen: gaan over het proces dat nodig is om een bepaald resultaat te halen.
- Leerdoelen: gaan over wat je medewerker moet leren om een bepaald resultaat te halen.
- Loopbaandoelen: zijn toekomstgerichte doelen over het verdere verloop van de loopbaan.
Denk ook na over welke teamdoelen je wil bereiken met je team. Check daarom het ondernemingsplan van je organisatie of andere documenten om je teamdoelen af te stemmen op de strategie van je organisatie.
- Stap 2
Opvolgen
Volg de voortgang van taken en opdrachten regelmatig op en bespreek die met je medewerker. Geef feedback en plan regelmatig 1-op-1 gesprekken. Moedig je medewerker aan om ook zelf initiatief te nemen.
Stel doelstellingen en verwachtingen bij doorheen het jaar als dat nodig is. Presteert je medewerker minder goed dan verwacht? Ga dan zeker in dialoog. Documenteer en schrijf altijd de besproken zaken correct op, zeker de (vernieuwde) afspraken en verwachtingen. Dan kunnen zowel jij als je medewerker daarnaar teruggrijpen.
Is de gewone opvolging onvoldoende? Dan kun je een remediëringstraject starten.
- Stap 3
Evalueren
Een formele evaluatie is een momentopname waarbij je de balans opmaakt van de prestaties van de afgelopen periode. Je vat alle voorafgaande gesprekken samen, inclusief de afgesproken doelstellingen en de weg ernaartoe. Voor je medewerker mag de inhoud van dat gesprek geen verrassing zijn.
Het formele evaluatiegesprek is ook de basis om later nieuwe doelen te stellen, bijvoorbeeld tijdens de planning. Daarom is het evaluatiemoment geen eindpunt maar veeleer een brug tussen het verleden en nu. Je stelt vragen zoals:
- Gezien de huidige situatie, wat kan je verbeteren?
- Wat zou je achterwege laten?
- Als dat het doel is, wat moet er dan gebeuren om dat doel te bereiken?
- Welke obstakels heb je tot nu toe ervaren en hoe kan je die overwinnen?
- Welke successen heb je behaald en hoe kan je die voortzetten?
Prestaties beoordeel je op basis van feiten, niet op basis van percepties. Daarom is het belangrijk om je medewerker aan te moedigen een zelfevaluatie te maken en als leidinggevende zelf informatie te verzamelen vanuit verschillende bronnen.
Aan het einde van het evaluatiegesprek geef je een gemotiveerde evaluatiebeslissing. Je hebt 3 opties:
- voldoende
- onvoldoende
- loopbaanvertraging (enkel statutaire personeelsleden in het salarissysteem op basis van anciënniteit kunnen deze evaluatiebeslissing krijgen)
De beide evaluatoren ondertekenen de gemotiveerde evaluatiebeslissing. Neem daarbij ook de resultaten mee van eventuele remediëringstrajecten. Als je een onvoldoende of loopbaanvertraging geeft, bespreek dat dan zeker met de 2de evaluator en met HR. Je kunt ook een formeel remediëringstraject starten als je medewerker onder de verwachtingen presteert en de tussentijdse bijsturing niet het gewenste effect had.
- Stap 4
Waarderen
Je kunt je medewerker op verschillende manieren erkennen en waarderen, bijvoorbeeld:
- met opleidingen
- door uitdagende rollen en taken toe te kennen
- met een functioneringstoelage
- sinds juni 2024 door salarisverhoging.
Er bestaan 2 salarissystemen:
- Stap 1
Worden verloond op basis van hun evaluatie:
- Medewerkers die in dienst treden bij de diensten van de Vlaamse overheid in een functie waarvan de vacature na 1 juni 2024 is gepubliceerd.
- Medewerkers die bevorderd zijn op basis van een vacature die na 1 juni 2024 is gepubliceerd.
- Medewerkers die vrijwillig zijn overgestapt naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
Hun prestaties beïnvloeden dus mee de evolutie van hun salaris. Dat geeft jou als leidinggevende een extra mogelijkheid om je teamleden te motiveren richting specifieke doelen en gewenst gedrag.
Voor medewerkers in het salarissysteem op basis van evaluatie volgt er nog een extra stap na de evaluatiebeslissing ‘voldoende’ of ‘onvoldoende’. Het managementorgaan (zoals het directiecomité of de directieraad) van je departement of agentschap neemt een beslissing over de salarisevolutie van de medewerker. Als directe leidinggevende sta je het dichtste bij je medewerkers en observeer je hun prestaties vanop de 1ste rij. Na je beslissing over voldoende of onvoldoende kun je een advies geven over hun salaristrap, eventueel in overleg met de andere evaluator. Check daarvoor de afspraken die in je entiteit gelden.
De beslissing over de salaristrap kan 3 vormen aannemen:
- Trap 0: je medewerker presteert ‘onder verwachtingen’. Het loon blijft hetzelfde en gaat geen trap vooruit.
- Trap 1: je medewerker presteert ‘volgens verwachtingen’. Het loon stijgt met 1 trap.
- Trap 2: je medewerker presteert ‘boven verwachtingen’. Het loon stijgt met 2 trappen.
De combinatie van de evaluatiebeslissing ‘voldoende’ met een ‘onder verwachtingen’ (trap 0) is mogelijk. Bijvoorbeeld: je medewerker krijgt wel ‘voldoende’, maar het is echt met de hakken over de sloot. Je kunt dan adviseren om geen salaristrap toe te kennen. Bij een ‘onvoldoende’ zal het managementorgaan altijd de beslissing ‘onder verwachtingen’ (trap 0) nemen.
Het is belangrijk dat je een goed onderbouwde beoordeling maakt van je medewerkers. Je input is essentieel voor de beslissing die het managementorgaan neemt over de salarisevolutie. De criteria waarop je je advies baseert, moeten afkomstig zijn van je managementorgaan of HR en worden aan het begin duidelijk gemaakt aan je medewerkers, bijvoorbeeld tijdens de planning en via algemene communicatie vanuit het managementorgaan of HR. Volg daarbij de afspraken van je entiteit.
Doe geen beloftes over een bepaalde salaristrap. Het managementorgaan neemt de uiteindelijke beslissing. Als medewerkers vragen hebben terwijl er nog geen beslissing is genomen, geef dan informatie over het proces: wie zal de beslissing communiceren en wanneer? Ook daarover check je de afspraken binnen je entiteit. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om die informatie kenbaar te maken aan de medewerkers, niet alleen die van de leidinggevende.
Info voor leden van het managementorgaan
Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over je waarderingskader. Stel vragen zoals:
Wat is het maximale aandeel van de medewerkers dat in aanmerking komt voor een salarisversnelling? Hoe bepalen we dat?
Hoeveel budget maken we vrij voor mensen die we extra willen belonen?
Op welke prestaties gaan we focussen?
Wat is voor onze organisatie belangrijk om groei te zien?
Wat betekent onder en boven verwachtingen in onze entiteit?
Welke andere waarderingsinstrumenten zetten we in?
Hoe rollen we dat concreet uit in onze organisatie?
Het managementorgaan moet die vragen beantwoorden zodat leidinggevenden op een goede manier advies kunnen formuleren. Al die vragen zijn belangrijk zodat de leidinggevenden in je organisatie een kompas hebben om een advies over de salarisevolutie te geven. En om verwachtingen bij hun teamleden te managen.
- Stap 2
In dit systeem maken personeelsleden om de paar jaar een sprong in hun salaris.
Recht op tegenspraak
Is je medewerker het niet eens met de evaluatiebeslissing of de salarisbeslissing? Dan heeft die recht op tegenspraak.
- Statutaire medewerkers kunnen in beroep gaan bij de Raad van Beroep tegen een eindbeslissing ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’. Contractuele medewerkers hebben die beroepsmogelijkheid bij de Raad van Beroep niet.
- Medewerkers, zowel contractueel als statutair, binnen het salarissysteem op basis van evaluatie hebben recht op tegenspraak bij een salarisbeslissing ‘onder verwachtingen’ bij een adviesorgaan op het niveau van de beleidsdomeinen. Het adviesorgaan geeft slechts advies, terwijl het managementorgaan de definitieve beslissing neemt en kan kiezen of het dat advies volgt.
- Statutaire medewerkers die in beroep konden gaan tegen de evaluatiebeslissing ‘onvoldoende’ en waarbij die beslissing niet werd omgezet naar ‘voldoende’ kunnen daarna geen beroep meer instellen bij het adviesorgaan tegen de salarisbeslissing ‘onder verwachtingen’.
Meer informatie over de beroepsprocedure vind je op de webpagina ‘Raad van Beroep DVO’. Een nieuwe webpagina over het adviesorgaan komt binnenkort.
Overstapregeling
Je medewerkers in het salarissysteem op basis van anciënniteit kunnen op verschillende momenten aangeven of ze willen overstappen naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
- Voor 2024 kunnen je medewerkers dat doen tussen 1 september en 30 november, waarna hun nieuwe loon vanaf januari 2025 wordt uitbetaald.
- Vanaf 2025 zijn er elk jaar 3 overstapmomenten voor medewerkers.
In de module PLOEG zal je bij de start van de PLOEG-cyclus zien welke teamleden horen bij het salarissysteem op basis van evaluatie.
Ondersteuning
Bij het Agentschap Overheidspersoneel vind je een ondersteuningsaanbod om de overgang naar het nieuwe prestatiemanagement soepel te laten verlopen. Denk aan geactualiseerde en nieuwe processen, handleidingen en vormingen die je daarbij helpen. Zo kun je je stapsgewijs voorbereiden op de wijzigingen in het nieuwe personeelsbeleid.