Gedaan met laden. U bevindt zich op: Stappenplan Rekrutering en Selectie Rekrutering en selectie

Stappenplan Rekrutering en Selectie

Zoek je een nieuwe collega om een nieuwe functie in te vullen of om iemand te vervangen? Dit stappenplan loodst je door alle stappen die jij en/of de selectieverantwoordelijke of -deskundige onderneemt: van behoeftebepaling tot aanwerving.

Voor wie?

  • Je bent HR-verantwoordelijke binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Bijvoorbeeld: HR-businesspartner, HR-generalist, HR-specialist, …
  • Je bent leidinggevende van een team dat een vacature heeft

Wat?

In het stappenplan op deze pagina kom je alles te weten over rekrutering en selectie binnen de Vlaamse overheid. Bij elke stap vind je ook de nodige sjablonen en bijlagen. Je gebruikt dit stappenplan als je zelf een selectieprocedure start of als je meer wilt weten over de verschillende stappen die daarbij komen kijken.

Fase 1: Breng de behoeftes in kaart

Als eerste stap van de wervingsprocedure breng je de noden van je organisatie in kaart. Daarna achterhaal je bij welke doelgroep je toekomstige collega hoort. Om het juiste profiel in je organisatie aan boord te krijgen, is het belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt van die noden en doelgroep.

  • Stap 1

    Een wervingsprocedure start je altijd met een omschrijving van de personeelsbehoefte en het takenpakket van de persoon die je zoekt. Bepaal welke doelstellingen vervuld moeten worden, welke verantwoordelijkheden komen daarbij kijken? Maak vervolgens de vertaalslag naar concrete taken. De volgende vragen helpen je daarbij:

    • Welke doelstellingen moeten bereikt worden in de nieuwe job?
    • Wat zijn de verantwoordelijkheden van deze nieuwe collega?
    • Welke taken voert de nieuwe collega uit?
    • Zijn dat nieuwe taken of worden die overgenomen van een huidig personeelslid?
    • Welke uitdagingen biedt de job?
  • Stap 2

    Bepaal wie je nodig hebt om de job uit te voeren. Daarna verzamel je informatie om een profielschets van je doelgroep zo concreet mogelijk te maken. De volgende vragen helpen je daarbij:

    • Welke vaardigheden en competenties moet de nieuwe collega hebben?
    • Welke kennis is nodig voor deze job?
    • Zoek je iemand met ervaring of kun je inzetten op leerpotentieel?
    • Welke vaardigheden en competenties heeft de nieuwe collega nodig vanaf dag 1? En wat mag on the job geleerd worden?
    • Mik je op iemand uit een ruime doelgroep of uit een niche?
    • Wat heeft de organisatie te bieden aan de kandidaat?
    • Waarom zou iemand uit je doelgroep solliciteren voor deze job?

    Tip: kom je uit op een heel kleine doelgroep? Ga dan na of je het profiel kunt aanpassen, zodat je een grotere vijver hebt om talent uit te vissen. Zet bijvoorbeeld meer in op leerpotentieel dan op ervaring.

    Tip: praat met collega’s binnen de Vlaamse overheid die een soortgelijke functie hebben. Die informatie helpt je om de profielschets te verfijnen en aan te vullen.

  • Stap 3

    Nu kies je de juiste functiefamilie.

    Functiefamilies groeperen en beschrijven functies die soortgelijk zijn als het gaat om takenpakket en nodige competenties. Zo’n familie bundelt dus functies met gelijkaardige verantwoordelijken en doelstellingen, bijvoorbeeld: aanvragen van externe klanten behandelen, administratief ondersteunen, operationeel leidinggeven, …

    Elke functiefamilie wordt opgedeeld in verschillende niveaus. Een niveau groepeert functies van min of meer gelijke zwaarte. Lees meer over de functiefamilies.

  • Stap 4

    Nu ontwerp je de functiebeschrijving. Die geeft de kandidaten een duidelijk beeld van het takenpakket, de nodige competenties, het niveau van verantwoordelijkheid en de hiërarchische positie. Je zorgt er dus voor dat de kandidaten een goed zicht krijgen op de functie.

    • Zoek je een extra persoon of een vervanger voor een bestaande functie? Beslis of er taken moeten worden geschrapt of toegevoegd in de functiebeschrijving. Dat doe je op basis van de gesprekken die je voerde met collega’s die een soortgelijke job uitoefenen.
    • Zoek je iemand voor een nieuwe functie? Dan leg je een nieuwe puzzel: achterhaal welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden horen bij de functie. En zorg voor een goed voorbereid intakegesprek tussen de lijnmanager en selectieverantwoordelijke of -deskundige. Je leest alles over het intakegesprek bij stap 3.

    Tips voor een heldere functiebeschrijving

    • Maak de functiebeschrijving zo concreet mogelijk. Zeker als je extern talent zoekt, is het belangrijk dat iedereen goed begrijpt wat de beschreven taken en verantwoordelijkheden betekenen.
    • Bepaal de top 3 van de belangrijkste verantwoordelijkheden en zorg ervoor dat je die goed uitlegt in je functiebeschrijving.
    • Bepaal de top 3 van de belangrijkste taken.
    • Maak een duidelijk onderscheid tussen de taken en verantwoordelijkheden die de persoon al vanaf de start moet kennen en kunnen, en wat die kan leren tijdens de inwerkperiode.
    • Let op met ‘Vlimpers’, ‘entiteit’ en andere woorden waarvan alleen collega’s binnen de Vlaamse overheid de betekenis kennen.

Fase 2: Verken al je opties om aan te werven

Interne vacatures, voorbehouden betrekkingen en wervingsreserves: verken eerst die mogelijkheden als je een nieuwe collega zoekt.

  • Stap 1

    Bekijk of je de vacature intern kunt invullen door iemand die al voor de entiteit of de Vlaamse overheid werkt. Eventueel na een leertraject, omscholing of training on the job.

  • Stap 2

    Geef kansen aan werkzoekenden die het door ziekte of handicap moeilijker hebben op de arbeidsmarkt. Het Vlaams personeelsstatuut bepaalt dat 1% van de arbeidsplaatsen bij de Vlaamse overheid kan worden voorbehouden aan die doelgroep. Sollicitanten met een chronische ziekte of handicap zijn dan vrijgesteld van een vergelijkende selectie met kandidaten zonder chronische ziekte of handicap.

    Nieuwe medewerkers die werden aangenomen via voorbehouden betrekkingen worden niet meegenomen in de berekening van de besparingsdoelstellingen.

    Lees meer over voorbehouden betrekkingen.

  • Stap 3

    Stuur een e-mail naar het Selectiecentrum(opent in uw e-mail applicatie) van het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) om na te gaan of er nog een werfreserve is voor de functie die jij wilt invullen. Zo vermijd je een nieuwe selectieprocedure en neem je veel sneller een nieuwe collega in dienst. Alle personen in een reserve hebben een volledige sollicitatieprocedure doorlopen en werden geschikt bevonden.

    AgO beheert alle werfreserves die het Selectiecentrum als verplichte selectieverantwoordelijke of -deskundige heeft opgesteld.

Fase 3: Bereid de selectie voor

In deze fase leg je de duur en timing vast van je aanwerving. Je bereidt de lancering van de vacature voor en je neemt deel aan het intakegesprek.

  • Stap 1

    Kies de ideale publicatieperiode voor je aanwerving. Komen er bijvoorbeeld soortgelijke aanwervingen aan in de nabije toekomst? Dan is het interessant om die vacatures te bundelen.

    Mik je (ook) op schoolverlaters? Dan is de periode voor en rond het einde van het academie- of schooljaar interessant. Houd er ook rekening mee dat vacatures minder aandacht krijgen tijdens de zomermaanden en eindejaarsperiode.

    Het kan ook interessant zijn om je publicatieperiode uit te stellen. Bijvoorbeeld tot de dag van een jobbeurs waarop je jouw doelgroep verwacht. Of tot de publicatie van een themanummer in een krant.

  • Stap 2

    Is AgO de verplichte selectieverantwoordelijke/-deskundige van de vacature? Meld je vacature en functiebeschrijving via Vlimpers aan bij het Selectiecentrum. In de handleiding van de module ‘rekrutering’ lees je hoe je dat doet.

    Is AgO niet de verplichte selectieverantwoordelijke/-deskundige van de vacature? Dan kunnen jullie als HR-dienst zelf aan de slag om de selectieprocedure te starten.

  • Stap 3

    Als je functiebeschrijving en profielschets van de doelgroep klaar zijn, heb je een duidelijk beeld van het profiel dat je zoekt. Nu bekijk je hoe je die doelgroep het best kunt bereiken:

    • Welke online media gebruikt je doelgroep?
    • Bestaan er nog andere interessante kanalen?
    • Publiceerde je al soortgelijke vacatures die veel reacties kregen?
    • Welke inhoudelijke boodschap heeft de meeste impact op je doelgroep?
    • Op welke functietitel zoekt de doelgroep naar een nieuwe job?

    Denk je aan een externe publicatiecampagne voor je vacature? Bekijk dan alvast welk budget vrijgemaakt kan worden. Zoek je een witte raaf en kan er nog gesleuteld worden aan de deelnemingsvoorwaarden?

    Is je doelgroep moeilijker te bereiken of heb je veel vacatures en zet je daarom in op een uitgebreide publicatiecampagne? Hou er rekening mee dat het tijd kost om een mediacampagne op te zetten. Neem dat mee in je planning.

    Bekijk de mediamix (PDF bestand opent in nieuw venster)die werd opgesteld door het Selectiecentrum. Daarin vind je inspiratie om je doelgroep te bereiken met de beschikbare mediakanalen. Gebruik ook de prijslijst credits(PDF bestand opent in nieuw venster) om zicht te krijgen op de kostprijs van je mediamix.

  • Stap 4

    Tijdens het intakegesprek maak je verdere afspraken over de vereiste kennis en competenties. Vervolgens kies je de selectiemethodiek en de gewenste publicatieacties. Lees meer over de intake door het Selectiecentrum.

Fase 4: Publiceer je vacature

Van het vacaturebericht en het selectiereglement schrijven tot de vakbonden informeren: in deze fase zorg je voor de laatste details die nodig zijn om je vacature te publiceren.

Fase 5: Doorloop de selectie

Deze fase loopt van de cv-screening tot de eindbeoordeling van de kandidaten.

  • Stap 1
  • Stap 2

    Na de sollicitatietermijn screen je de cv’s op basis van de deelnemingsvoorwaarden in het selectiereglement. De resultaten zet je in een beoordelingsoverzicht(Excel bestand opent in nieuw venster). Na de cv-screening mail je een gemotiveerde beslissing naar de kandidaten.

  • Stap 3

    Als je veel kandidaten verwacht, kun je een voorselectie organiseren voor de kandidaten die overblijven na de cv-screening.

    In het selectiereglement moet duidelijk vermeld staan:

    • hoe je die voorselectie organiseert
    • welke criteria je gebruikt om de kandidaten te screenen
    • hoeveel kandidaten kunnen doorgaan naar de volgende selectiefase
    • wanneer kandidaten een voldoende halen en doorgaan naar de volgende selectiefase
    • optioneel: vanaf hoeveel kandidaten je de voorselectie organiseert.

    Kies een selectiemethode voor je voorselectie

    Je kunt bijvoorbeeld verkennende gesprekken, een vragenlijst of computergestuurde oefeningen organiseren als voorselectie. Bepaal van tevoren wat je gaat beoordelen en op welke manier je scores vergelijkt.

  • Stap 4

    Nu test je de vaktechnische kennis en de persoonsgebonden competenties van de kandidaten.

    Vaktechnische kennis testen

    Vakkennis kun je meten via verschillende methodes: schriftelijke proef, interviews door ervaringsexperts of presentatie van een case. Zorg voor een duidelijke verbetersleutel als je een case gebruikt.

    Persoonsgebonden competenties screenen

    Persoonsgebonden competenties kun je testen met een psychotechnische screening, bijvoorbeeld een competentiegericht interview gecombineerd met een persoonlijkheidsvragenlijst of redeneerproef.

    De omzendbrief ‘kwaliteitscriteria voor selectieverantwoordelijke/-deskundige(PDF bestand opent in nieuw venster)’ bepaalt dat in elke selectie een kandidaat minstens een persoonlijkheidsvragenlijst moet invullen of een zelfbeschrijving moet geven. De Vlaamse overheid werkt met vaste aanbieders van testinstrumentarium.

    Er zijn verschillende aanbieders waarmee je kunt samenwerken voor persoonlijkheidsvragenlijsten, redeneerproeven of andere psychotechnische tests.

    Heb je een selectie voor een functie op niveau A en B? En wil je de inzetbaarheid van de kandidaten binnen de Vlaamse overheid in kaart te brengen? Via selecties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) kun je de ‘situationele beoordelingstest inzetbaarheid’ aanvragen.

    Interview

    Bij een selectieprocedure hoort een gestructureerd interview met de kandidaten.

    Stel een interviewleidraad op waarin je alle vragen opneemt die gesteld (kunnen) worden. Zo vergroot je de kans dat alle kandidaten op eenzelfde, objectieve manier beoordeeld worden.

  • Stap 5

    Beoordeel de kandidaten zo snel mogelijk na de selectieproeven op basis van de criteria die jullie hebben afgesproken en opgenomen in het selectiereglement. De selectieverantwoordelijke/-deskundige geeft daarbij advies aan de wervende organisatie.

    Bij elke beslissing hoort een motivering. Dit motiveringsverslag kan je bezorgen aan de jury, zodat de leden het kunnen nalezen en goedkeuren. Stuur daarna de motivering naar de kandidaten die worden uitgesloten.

Fase 6: Rond de selectie af

Is de selectie achter de rug? Dan stel je een proces-verbaal op, leg je eventueel een wervingsreserve aan en informeer je de kandidaten.

Rond je een selectie af voor een functie in de nautische keten van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust? Die procedures volgen hun eigen regels en communicatie. Neem contact op met selecties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Het Selectiecentrum bezorgt je aangepaste sjablonen.

Fase 7: Evalueer de selectie

Je sluit het wervingsdossier af en evalueert alle stappen. Zo verzamel je waardevolle info en loopt je volgende selectie nog vlotter.

  • Stap 1

    Is je entiteit aangesloten op de dienstverlening van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)? Stel dan de indiensttredingsfiche op voor het DCPA als de geselecteerde kandidaat de functie aanvaardt.

    In de indiensttredingsfiche staat info over de functie en de indiensttredingsdatum. Het document informeert alle betrokken partijen zodat die de start van het personeelslid kunnen voorbereiden.

    Bezorg het wervingsdossier ook aan de personeelsadministratie. In dat dossier zitten de volgende documenten:

    • selectiereglement
    • het vereiste diploma
    • validatie van de werkervaring door lijnmanager.

    Vul alle informatie aan in het rekruteringssysteem (Bijvoorbeeld: Vlimpers Module Rekrutering).

  • Stap 2

    Elke vacature wordt vooraf gegaan door een publicatiecampagne. Die is meer of minder uitgebreid, afhankelijk van de verwachte populariteit van de vacature. Bespreek de volgende vragen als de selectieprocedure is afgerond:

    • Wat zijn de kwantitatieve resultaten van de kanalen die werken ingezet in de mediamix? (aantal websitebezoeken, clicks op sollicitatiebutton)
    • Zijn jullie tevreden over het uiteindelijke aantal sollicitanten?
    • Wat vinden jullie van de kwaliteit van de kandidaten? Zaten de meeste kandidaten binnen het gezochte profiel?
    • Welke mediakanalen zou je een volgende keer weer inzetten?
    • Waar in de funnel van de kandidaat journey zagen jullie de grootste uitval? Hoe kan dat de volgende keer vermeden worden?
    • Moet het profiel de volgende keer anders omschreven worden? Zet je beter andere dingen in de kijker?
  • Stap 3

    Elke selectieprocedure bestaat uit heel wat selectietesten. Het is belangrijk om na afronding van elke selectieprocedure de volgende vragen te bespreken:

    • Lagen de resultaten van de gebruikte tests in lijn met de resultaten van de kandidaten in de eindselectie?
    • Was er voldoende spreiding tussen het resultaat van de kandidaten?
    • Waren de resultaten uit bijvoorbeeld de gebruikte case gewenst?
    • Was er voldoende of te veel uitval na een praktische proef of computergestuurde tests?
  • Stap 4

    Na afronding van de selectieprocedure uitgevoerd door het Selectiecentrum krijgen de kandidaten een online-enquête. De antwoorden worden gebruikt om de diensten te verbeteren.

    Ook voor de entiteit is het belangrijk om te polsen naar de tevredenheid van de nieuwe collega. Vraag tijdens de onboarding hoe die de selectieprocedure heeft ervaren. Deel die informatie ook met de selectieverantwoordelijke of -deskundige.

  • Stap 5

    Voor de entiteit is het belangrijk om te polsen naar de tevredenheid van de leidinggevende over de nieuwe collega. Die informatie geeft het HR-team inzicht in de kwaliteit van de selectieprocedure en ruimte om bij te sturen. Deel deze informatie ook met de selectieverantwoordelijke of -deskundige.