Weddebudgetrapportering

Wil je inzicht krijgen in het personeelsbudget van je organisatie? Dan kun je als organisatie de applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ gebruiken om snel en gemakkelijk loonprognoses te maken.

Open de applicatie

Het salaris van november en de eindejaarstoelage 2024 is beschikbaar in de applicatie.

Voor wie?

Je maakt loonprognoses voor je departement of agentschap.
Je departement of agentschap is aangesloten bij de gemeenschappelijke dienstverlening van Vlimpers.

Je hebt toegang tot de toepassing als je het recht ‘HR-financiële rol’ toegewezen kreeg. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers’.

Wat?

Weddebudgetrapportering is een beveiligde webapplicatie waarmee je eenvoudig een inschatting kunt maken van het resterende personeelskrediet van het huidige budgetjaar. Op basis van rapporteringsgegevens uit Vlimpers krijg je een antwoord op de vraag ‘Hoe groot zal het overschot of het tekort zijn op de personeelskredieten op het einde van een jaar?’.

De applicatie

Werkt enkel met gegevens uit Vlimpers: bedragen voor woon-werkverkeer bijvoorbeeld moet je zelf invoeren.
Maakt geen koppeling met Orafin: beschikbaar budget moet je manueel invoeren.
Overschrijft enkel Vlimpers-data na een nieuwe loonrun: gegevens die je zelf invoerde, blijven ongewijzigd.
Kijkt naar de verwachte einddatum (als deze is ingevoerd) en niet automatisch naar de leeftijd bij pensionering.
De applicatie houdt rekening met aanrekeningscode en basisallocatie en niet met bijvoorbeeld organisatiestructuur. Elk personeelslid toegewezen aan de gekozen budgetsleutel wordt opgenomen in de prognose.
De applicatie houdt rekening met de indexering vanaf de 1ste uitbetaling van de lonen aan de nieuwe indexering.
Goed om te weten: bij gebruik van de manuele weddebudgetrapportering worden vanaf bekendmaking rapporten in een aparte map in Cognos voorzien die rekening houden met de nieuwe index.
De data zijn afgeschermd per budgetsleutel: slechts enkele beheerders binnen het Agentschap Overheidspersoneel kunnen vanuit hun rol in het toegangsregister alles zien volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Maakt je organisatie geen gebruik van de applicatie?

WBR 2.0

We starten een nieuw hoofdstuk met ‘WBR 2.0’ en nieuwe technologie.

Deze gelegenheid wordt ook aangegrepen om de berekeningen te verbeteren samen met een actualisering naar het nieuwe personeelsbeleid.

Vragen? Contacteer het projectteam via het Vlimpers-contactformulier(opent in nieuw venster).

Stap jan
Wat mag je verwachten?
Een nieuwe basisversie van weddebudgetrapportering:
op basis van het oude en nieuwe salarissysteem,
met preciezere berekeningen voor extrapolaties,
en specifieke berekeningen om de budgettaire meer- of minderkost te simuleren op persoonsniveau in het nieuwe personeelsbeleid

Een voorbeeld: de berekening van de meerkosten van een overstap naar het nieuwe salarissysteem voor een personeelslid en een meer- of minderkost bij een evaluatie met trap 0, +1 en +2.
We voorzien ook het nodige opleidingsmateriaal over de nieuwigheden. Meer nieuws hierover volgt nog.
WBR 1.0 blijft beschikbaar voor budgetopvolging in 2024 en simulaties voor 2025. Pas in de loop van 2025, na de opleiding, gaat de huidige applicatie offline.
Stap later
Later in het jaar volgen nog enkele verbeteringen, zoals:
gerichte simulatiemogelijkheden over personeelsgroepen (door Expeditie Talent)
enkele suggesties van WBR-ambassadeurs

Wijzigingen

Werkwijze voor de berekening van provisie vakantiegeld en eindejaarstoelage

Sectoraal akkoord 2020-2022

Op 8 september 2023 gaf de Vlaamse Regering haar definitieve goedkeuring aan het ontwerpbesluit waarbij de recurrente maatregelen van het sectoraal akkoord 2020-2022 worden verankerd. Dit sluit aan bij de reeks beslissingen rond de maaltijdcheques, ecocheques en sport- en cultuurcheques.

In de applicatie

De retroactieve toepassing van dit akkoord zit integraal vervat in de salarisgegevens van oktober 2023. Wees waakzaam voor extrapolaties die zich baseren op deze eenmalige verhoogde betaalmaand.
Toekomstige maanden kun je corrigeren binnen de salariscomponent. Bijsturen per looncodes is mogelijk via het gebruik van een toelagescenario (zie handleiding pagina 34) binnen je prognose.
Sinds de implementatie van een nieuwe loonmotor in juli 2023 wordt de administratieve kost maaltijdcheques nu ook uiterst nauwkeurig berekend. Het basisbedrag bedraagt 0,0003 euro per digitale maaltijdcheque per persoon. Indien deze bedragen afgerond zouden worden op twee decimalen per persoon, zou er precisieverlies optreden en worden de verschillen met de totale werkelijke kost te groot. Om een antwoord te bieden aan deze problematiek, verrekent de loonmotor deze waarde vanaf nu met een factor 10.000. Wil je als gebruiker de reële kost kennen, dan dien je het bedrage van deze looncode te delen door 10.000.
Vanaf 1 december 2023 wordt de retroactieve bijpassing (van 1 euro per maaltijdcheque) voor de maanden januari en februari 2023, automatisch opgenomen onder de categorie ‘Andere uitgaven’ met de precieze meerkost van deze bijpassing per budgetsleutel. Hierdoor is het eindsaldo van elke prognose (lichtjes) naar beneden toe bijgesteld. Deze meerkost is te vinden onder looncode 1839 - “Bijpas maaltijdcheques sec. akk.”. Deze kost werd boekhoudkundig al wel aangerekend en toegekend aan de personeelsleden, maar was de afgelopen periode nog niet zichtbaar in elke prognose. Opgelet: heb je de meerkost zelf al in rekening gebracht via een eigen correctie, dan dien je deze ingreep nog ongedaan te maken om een dubbeltelling te vermijden.

De bijkomende middelen om deze verhoogde loonkost te dragen, worden voor het einde van 2023 verdeeld naar alle entiteiten via een herverdelingsbesluit.

Bedrijfsfiets verwerken in prognose

Loopbaan- en opleidingscheques verwerken in prognose

Aanpassing werkwijze bij overschot op provisie

Aanpassing index

Wijziging default salarisscenario

De toelagen werden uit het default salarisscenario gehaald. Waarom en hoe ga je er mee om?

Een salarisscenario zorgt ervoor dat de opgegeven looncodes in mindering worden gebracht van het salaris van de laatste betaalmaand, om zo tot het prognosebedrag te komen. Dit prognosebedrag wordt dan geëxtrapoleerd over de toekomstige betaalmaanden. Hierdoor vermijden we dat niet-recurrente uitgaven worden aanzien als maandelijks terugkerende kosten (bijvoorbeeld uitbetaling van vervroegd vakantiegeld). In je prognose kun je gebruik maken van het default salarisscenario (opgemaakt en onderhouden door de beheerder), ofwel kun je zelf een salarisscenario aanmaken waarin je een selectie van looncodes kan opnemen.

Je kunt in je prognose ook gebruik maken van een toelagenscenario. In de component ‘Salaris’ worden de toekomstige toelagen dan uit de toekomstige uitgaven gehaald en apart opgenomen in het toelagenscenario. In het toelagenscenario kan je dan voor elke toelage een andere prognosemethode kiezen (i.p.v. standaard het bedrag van de laatste betaalmaand).

Wanneer je in een prognose zowel gebruik maakt van een toelagenscenario als een salarisscenario waarin toelagen zijn opgenomen, kan dit ertoe leiden dat een toelage tweemaal uit de toekomstige uitgaven wordt gehaald. Het is dus aangewezen om geen toelagen op te nemen in een salarisscenario als je ook gebruik maakt van een toelagenscenario.

Je maakt gebruik van het default salarisscenario en van een toelagenscenario

Je maakt enkel gebruik van het default salarisscenario

Je maakt gebruik van een zelfgemaakt salarisscenario en toelagenscenario

Je maakt gebruik van een zelfgemaakt salarisscenario en niet van een toelagenscenario

Je maakt geen gebruik van een salarisscenario

Om welke looncodes gaat het?

1130	Managements/Functioneringstoelage
1300	Verbrekingsvergoeding contractuelen
1303	Verbrekingsvergoeding
1305	Ontslagvergoeding Kabinetsleden
1306	Forfaitair bedrag dadingsovereenkomst

Wat als...

... je een uitgave manueel wilt verplaatsen van de tabel van de toekomstige uitgaven naar de tabel van de werkelijke uitgaven?

... de rekeninganalyse in Orafin verschilt van de prognose in de toepassing?

Algemeen	aanleg provisie vakantiegeld en tegenboeking jaar N-1 kosten voor openbaar vervoer (NMBS, De Lijn en MIVB) boekingen via declaratie voor woon-werkverkeer manuele boeking van inhouding maaltijdcheques (looncode 1713) correcties terugvordering loon via boekhouding te ontvangen facturen (TOF) 2de pensioenpijler voor contractuelen in het kader van de afslanking van de provincies begrafenisvergoedingen correctieboekingen
Plantentuin Meise	Correctie looncode 9399 - vermindering bedrijfsvoorheffing (in het kader van wetenschappelijk onderzoek)
Toerisme Vlaanderen Agentschap Internationaal Ondernemen (FIT)	De loonkosten van personeelsleden die actief zijn in het buitenland (buitenlandkantoren)
Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap	aanrekening bovenwettelijke verzekeringen betalingen aan pensioendienst overheidssector correctie looncode 9399 - vermindering bedrijfsvoorheffing (in het kader van wetenschappelijk onderzoek) de lonen van de personeelsleden binnen het agentschap Onderwijsinspectie die niet in Vlimpers zitten uitbetaling pensioenen van de Vlaamse Radio- en Televisieomroeporganisatie (VRT).

... de financiële rapporten uit de Vlimpers rapportenshop verschillen van de prognose in de toepassing?

... de prognose exporteren niet lukt?

... je wil weten welke parameters er in de toepassing momenteel gebruikt worden om een theoretische budgetlast te berekenen?

Hulp en ondersteuning

Handleiding applicatie Weddebudgetrapportering(PDF bestand opent in nieuw venster)
Praktische opleiding over en in de applicatie voor alle geïnteresseerden, georganiseerd per entiteit(en). Interesse? Log een case via het Vlimpers-contactformulier waarin het volgende is opgenomen:
- Voorkeursperiode: in welke voorkeursperiode (op maandbasis) wensen mijn collega’s en ik een opleiding te volgen. De bedoeling is om meteen na de opleiding aan de slag te gaan.
- Namen: van collega’s die naast jezelf ook de opleiding zullen volgen:
  - Let op: zie webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers’ om toegang voor hen aan te vragen
  - Personen van dezelfde entiteit dienen samen een opleiding te volgen. Hou hier rekening mee in de agenda’s van de betrokken personen.
- Aanrekeningscodes of basisallocaties: voor welke toegang nodig is (= toegang tot welke dossiers): de aanrekeningscodes of basisallocaties (achter het begrotingsartikel in Vlimpers) kan je terugvinden in de rapportenshop: Vlimpersrapportering > 02. Financieel > Status aanrekeningscodes.

Contact

Meer informatie of een vraag? Contacteer het Agentschap Overheidspersoneel via het Vlimpers-contactformulier(opent in nieuw venster) (categorie ‘rapportering’).

HR-professionals ontvangen wekelijks een overzicht van de verschenen nieuwsberichten in hun mailbox.

Lees alle nieuws

Suggesties?

Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina?

Meld je suggestie(s)

HR-bouwstenen

Tools

Vlaanderen Intern voor HR

door Agentschap Overheidspersoneel opent in nieuw venster

Informatie voor HR-professionals