Sinds 2023 staat er op de webpagina's over de NARIC-procedure een begeleidingstool(opent in nieuw venster) die de houder van een buitenlands diploma naar de juiste gelijkwaardigheidsprocedure verwijst. Aanvragers kunnen nadat ze de vragen invulden meteen via het e-loket een aanvraag indienen om de gelijkwaardigheid van hun buitenlands diploma te laten onderzoeken. Door de begeleidende tool krijgen aanvragers een duidelijke lijst van de documenten die ze moeten indienen. Bij elk document wordt informatie gegeven. De procedure is m.a.w. zeer laagdrempelig geworden voor de aanvrager. Aanvragers kunnen perfect alle documenten verzamelen nog voor ze een aanvraag indienen.

Wanneer aanvragen voor een onderzoek naar de gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma’s worden onderzocht, kan het zijn dat de aanvragers toch nog verkeerde of onvoldoende informatie doorgeven. In dat geval, neemt NARIC-Vlaanderen contact op met hen om de ontbrekende informatie nog door te sturen.

Wanneer de aanvrager niet op tijd reageert op het verzoek van NARIC-Vlaanderen om ontbrekende informatie te bezorgen (of op een uitnodiging voor een verkennend gesprek), wordt het onderzoek afgesloten. Wanneer de aanvraag afgesloten werd, konden deze aanvragers t.e.m. 31 augustus 2024 kosteloos een nieuwe aanvraag starten voor hetzelfde diploma. Dit was niet efficiënt. De aanvraag moet dan immers alle stappen opnieuw doorlopen. NARIC-Vlaanderen voorziet daarom sinds 1 september 2024 een stok achter de deur: door de volgende aanvraag betalend te maken, moedigt NARIC-Vlaanderen de aanvragers aan om snel en volledig te antwoorden. De nieuwe regelgeving staat ook vermeld op Kostprijs voor een erkenningsaanvraag bij NARIC-Vlaanderen.

De maatregel, namelijk een aanpassing van de vrijstellingsvoorwaarden, is er voor specifieke categorieën aanvragers. Een aanvraag van asielzoekers, erkend vluchtelingen, subsidiair of tijdelijk beschermden is en blijft gratis; zij hoeven alleen een bewijs van hun wettig verblijfsstatuut aan te leveren. Als een aanvraag wordt ingediend om hetzelfde diploma op een lager niveau te laten erkennen, blijft dit ook gratis. Hetzelfde geldt voor een aanvraag die wordt ingediend om een ander diploma te laten erkennen.

De vrijstelling wordt wel niet meer verleend als een eerder onderzoek voor het hetzelfde diploma zonder beslissing werd afgesloten in het verleden. Deze maatregel wordt alleen in uitzonderlijke situaties toegepast. Uitzonderlijk, want NARIC-Vlaanderen sluit een aanvraag niet zomaar af als niet alle informatie of documenten worden aangeleverd; NARIC-Vlaanderen blijft de termijn van 6 maanden om te reageren respecteren en stelt zich flexibel op als de aanvrager aangeeft meer tijd nodig te hebben om de informatie door te sturen.