In principe is de MPMO een tweestapsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging een aanvraag tot deelneming kan indienen.

De aanbesteder bepaalt in de opdrachtdocumenten (o.a. selectieleidraad en bestek) het voorwerp van de opdracht door de vereisten en de vereiste kenmerken van de werken/leveringen/diensten te beschrijven en de gunningscriteria vast te leggen. Ze geeft tevens aan welke elementen van de beschrijving gelden als minimumeisen, waarover niet kan worden onderhandeld (art. 38 § 3 Wet Overheidsopdrachten). Deze informatie dient voldoende nauwkeurig te zijn om de ondernemers in staat te stellen de aard en omvang van de opdracht in te schatten en over hun deelname te beslissen. De termijnen voor de ontvangst van de aanvragen tot deelname en de offertes bedragen net zoals in de niet-openbare procedure in ten minste 30 dagen, maar kunnen in een aantal gevallen ingekort worden, zie ook het overzicht van indieningstermijnen.

De aanbesteder evalueert deze op basis van de bekendgemaakt toegangsvereisten en kwalitatieve selectiecriteria. De geselecteerde kandidaten worden vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen. Indien de opdrachtdocumenten zulks vermelden kan de aanbesteder het aantal kandidaten dan tot de procedure worden uitgenodigd beperken tot minimum drie (art. 79 Wet Overheidsopdrachten). Deze offertes vormen de basis voor verdere onderhandelingen.

Er kunnen onderhandelingen worden gevoerd op basis van de initiële offertes en alle volgende offertes, met uitzondering van de definitieve offerte.

De aanbesteder kan de opdracht ook gunnen op basis van de initiële offerte op voorwaarde dat ze dit in de opdrachtdocumenten heeft voorzien (art. 38 § 5 Wet Overheidsopdrachten).

Inhoudelijk staat het de partijen vrij om over alles onderhandelingen te voeren behalve over de minimumeisen en de gunningscriteria. Belangrijk hierbij is hierbij dat de aanbesteder de gelijke behandeling van inschrijvers dient te respecteren (art. 38 § 6 Wet Overheidsopdrachten).

De onderhandelingen kunnen in verschillende fasen verlopen, op voorwaarde dat ook deze regeling in de opdrachtdocumenten wordt opgenomen. Indien de aanbesteder voornemens is de onderhandelingen te beëindigen, dient ze de overgebleven inschrijvers daarvan in kennis te stellen en een termijn voorop te stellen voor de indiening van een aangepaste offerte.

Artikel 38, § 1 Wet Overheidsopdrachten beschrijft de gevallen waarin een beroep op de MPMO mogelijk is.

1. Bij werken, leveringen of diensten die onder één of meerdere van volgende situaties vallen:
   • Er is geen onmiddellijk beschikbare (kant-en-klare) oplossing beschikbaar om aan de behoefte te voorzien
     De aanbesteder kan gebruik maken van de MPMO indien hij kan aantonen dat er geen onmiddellijk beschikbare oplossingen op de markt zijn die in zijn behoeften kunnen voorzien. In essentie houdt dit in dat deze plaatsingsprocedure zal kunnen worden aangewend voor alle werken, leveringen en diensten die niet standaard beschikbaar zijn. Deze grond biedt de aanbesteder een grote flexibiliteit.
   • De werken, leveringen of diensten bevatten ontwerp- of innovatieve oplossingen
     De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO wanneer de werken, leveringen of diensten onder meer betrekking hebben op ontwerp of innovatieve oplossingen die moeten worden uitgedacht/uitgewerkt. In de memorie van toelichting wordt verduidelijkt dat iedere opdracht die betrekking heeft op ontwerpactiviteiten onder deze mogelijkheid valt, ongeacht of ze enkel betrekking heeft op ontwerpactiviteiten of ook op andere prestaties (zoals de uitvoering) bovenop de ontwerpen of innovatieve oplossingen.
   • De opdracht kan onmogelijk gegund worden zonder onderhandelingen
     De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO wegens specifieke omstandigheden die het gebruik van onderhandelingen noodzakelijk maken en die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s. Dit is een verruiming ten aanzien van de vorige regelgeving.
   • De technische specificaties kunnen niet nauwkeurig genoeg worden vastgesteld
     De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO wanneer de technische specificaties niet kunnen worden vastgesteld op basis van een norm (internationaal, Europees of nationaal), Europese technische beoordelingen, een gemeenschappelijke technische specificatie of een technisch referentiekader (zoals gedefinieerd in artikel 2,45° tot 48° Wet Overheidsopdrachten).
   • Voorbehouden opdrachten onder de Europese drempel
     De aanbesteder kan de opdracht die hij voorbehoudt aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot doel hebben, of waarvan de uitvoering wordt voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid volgens artikel 15 Wet Overheidsopdrachten plaatsen met een MPMO indien de geraamde waarde de Europese drempels niet bereikt. De toegangsreservatie moet vermeld worden in de bekendmaking.
   • Opdrachten onder de door de Koning bepaalde drempels
     De aanbesteder kan een beroep doen op de MPMO indien het geraamde bedrag onder de volgende drempels valt (art. 91 KB Plaatsing):
     • Werken: geraamde opdrachtbedrag < 750.000 euro
     • Leveringen: geraamde opdrachtbedrag < Europese drempel
     • Diensten: geraamde opdrachtbedrag < Europese drempel
2. Er werden enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes ontvangen bij een eerdere openbare of niet-openbare procedure.
   Een offerte kan onaanvaardbaar zijn wanneer de inschrijver niet over de vereiste kwalificaties beschikt, en/of wanneer de prijs op de offerte het geraamde bedrag, vastgesteld en gedocumenteerd vóór de lancering van de procedure, overschrijdt.
   In dat geval kan de aanbesteder voor een MPMO kiezen met als voordeel dat hij hierbij kan onderhandelen.

Artikel 42, § 1 Wet Overheidsopdrachten beschrijft de gevallen waarin een beroep op de OPZB mogelijk is.

1. In geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten
   
   • De goed te keuren uitgaven is lager dan het door de Koning bepaalde bedrag (artikel 90 KB Plaatsing)
     Dit geval is algemeen toepasselijk op om het even welke opdracht, en laat toe om een opdracht van eerder beperkte omvang op een soepele manier te plaatsen.
     
     De goed te keuren uitgave moet lager zijn dan de Europese drempel voor federale aanbestedende overheden. Dit is een variabel bedrag en wordt om de 2 jaar aangepast. Voor 2024-2025 geldt als drempelbedrag 143.000 euro.
     
     Merk op dat in eerste instantie ook het geraamde bedrag niet hoger mag liggen dan deze drempel, aangezien op basis van de raming de keuze van de plaatsingsprocedure wordt gemaakt. Het goed te keuren bedrag betreft de totale uitgave die verbonden is aan de gunning van deze opdracht.
     
     Diensten inzake arbeidsbemiddeling, vervoer-ondersteunende diensten en diensten inzake onderzoek en ontwikkeling (in de zin van art. 32, tweede zin Wet Overheidsopdrachten) kunnen worden geplaatst met een OPZB wanneer de goed te keuren uitgave lager is dan Europese drempel.
     
     Een OPZB is ook mogelijk voor elk perceel lager dan 100.000 euro bij een opdracht waarvan de raming de Europese drempels niet bereikt. Het goed te keuren bedrag van het perceel mag niet hoger liggen dan 100.000 euro zonder BTW, en het samengevoegde bedrag van deze percelen mag niet meer dan 20% van het geraamde opdrachtbedrag bedragen. Merk op dat het uiteraard niet toegelaten is om een opdracht op te splitsen om onder de bovenstaande bedragen te blijven.
     
   • Er is sprake van onvoorzienbare dwingende spoed
     De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB indien de opdracht uiterst dringend uitgevoerd moet worden. Dit betekent dat indien de uitvoering toch uitgesteld zou worden, er schade dreigt te worden veroorzaakt (bijvoorbeeld dijkbreuk, brug die op instorten staat, noodzaak tot quarantainemaatregelen bij besmettingsgevaar). Vanzelfsprekend mogen de ingeroepen omstandigheden geenszins aan de aanbesteder zelf te wijten zijn. Zo zal bijvoorbeeld een dreigend budgetverlies aan het einde van het jaar niet in aanmerking komen.
     De cumulatieve voorwaarden zijn:
     • dwingende spoed die voortvloeit uit onvoorzienbare gebeurtenissen;
     • onmogelijkheid om de termijnen voor de overige procedures na te leven.
   • Er werden geen of geen geschikte aanvragen tot deelneming of offertes ontvangen bij een openbare of niet-openbare procedure
     De aanbesteder kan een beroep doen op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. Onder ‘niet geschikt’ kan o.a. worden verstaan dat de betrokken ondernemer zich in een uitsluitingsgrond bevindt of niet aan selectie voldoet of dat de offerte (of aanvraag tot deelneming) niet relevant is voor de opdracht omdat de offerte zonder wezenlijke wijzigingen niet zou kunnen voorzien in de behoefte van de aanbesteder.
     
   • Er kan slechts aan één bepaalde opdrachtnemer worden gegund
     De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB wanneer er van meet af aan duidelijk is dat een bekendmaking niet tot meer concurrentie of betere plaatsingsresultaten zal leiden, niet het minst omdat objectief gezien slechts één ondernemer de opdracht kan uitvoeren (monopoliesituatie).
     
     Dit is het geval voor het maken of verwerven van unieke kunstwerken of het leveren van unieke artistieke prestaties, waarbij het unieke karakter inherent is aan de identiteit van de kunstenaar.
     
     De exclusiviteit kan ook uit een technische reden voortkomen of gebaseerd zijn op de bescherming van exclusieve (industriële of intellectuele) rechten. Maar de exclusiviteit moet van objectief te rechtvaardigen zijn en mag niet door de aanbesteder zelf met het oog op de plaatsing van de opdracht zijn gecreëerd. Aanbesteders die zich op deze uitzondering beroepen, moeten aangeven waarom er geen redelijke alternatieven of vervangmiddelen beschikbaar zijn, zoals het gebruik van alternatieve distributiekanalen, of het in overweging nemen van functioneel vergelijkbare werken, leveringen of diensten.
     
     Het gebruik van dit toepassingsgeval moet zeer goed gemotiveerd worden en uit de rechtspraak valt af te leiden dat de toepassingsvoorwaarden streng gehanteerd worden.
2. Herhalingsopdrachten bij werken of diensten
   Een herhalingsopdracht houdt in dat de aanbesteder een nieuwe opdracht voor werken of een nieuwe opdracht voor diensten, die bestaat uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten, rechtstreeks gunt aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht. Het kan bijvoorbeeld gaan om een opdracht voor onderhoudswerken aan het sanitair van het gebouw A die herhaald wordt zodat dezelfde onderhoudswerken ook in het nabijgelegen gebouw B kunnen uitgevoerd worden.
   
   Om van dit toepassingsgeval gebruik te kunnen maken, moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden:
   • het moet gaan om soortgelijke opdrachten (behoudens kleine wijzigingen of verbeteringen);
   • de mogelijkheid om de opdracht te herhalen moet bij het in mededinging stellen van de oorspronkelijke opdracht vermeld worden;
   • de herhalingen moeten gebeuren binnen een periode van 3 jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht.
     
     Er staat geen limiet op het aantal herhalingen dat mogelijk is, maar de gunningsbeslissing tot het herhalen van de opdracht moet genomen worden in een periode van drie jaar na de sluiting van de opdracht.
     
     Bij de opmaak van de raming moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid tot herhaling, indien de opdrachtdocumenten daarin voorzien.
     
     Een herhalingsopdracht komt tot stand via de gunning van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, wat betekent dat een gunningsbeslissing moet worden opgemaakt. De oorspronkelijke opdrachtnemer kan tevens weigeren om de herhalingsopdracht uit te voeren. De herhalingsopdracht onderscheidt zich daarom van de verlengingen.
3. De aankoop tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij leveringen of diensten
   
   De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB voor aankopen tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een onderneming die haar commerciële activiteiten definitief stopzet, bij curatoren of vereffenaars van een faillissement, een gerechtelijk akkoord of een in een ander land bestaande procedure van dezelfde aard.
   
4. In geval van een overheidsopdracht voor leveringen
   • Onderzoek, proefneming, studie en ontwikkeling
     De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB voor de ontwikkeling van een prototype dat aan de wensen van de aanbesteder beantwoordt en wordt ontwikkeld met nieuwe technologieën of nieuwe materialen. Deze bepaling geldt niet voor de productie in grote hoeveelheden met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen, en evenmin voor een studieopdracht waarbij enkel een rapport wordt neergelegd.
     
   • Aanvullende leveringen bestemd voor vernieuwing of uitbreiding
     De aanbesteder kan een beroep doen op de OPZB wanneer bij de oorspronkelijke leverancier aanvullende leveringen kunnen besteld worden die bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing of de uitbreiding van leveringen of installaties voor courant gebruik. Voorwaarde is hier wel dat een onverenigbaarheid of onevenredige technische moeilijkheden zou ontstaan indien men de goederen bij een andere leverancier zou moeten afnemen.
     
     De looptijd van de oorspronkelijke opdracht mag niet langer zijn dan drie jaar. De aanvullende bestellingen moeten gebeuren binnen een termijn van drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht, waarbij de uitvoeringstermijnen evenmin langer mogen zijn dan drie jaar. Samengenomen bedraagt de maximale looptijd dus 6 jaar.
     
   • leveringen aangekocht op de grondstoffenmarkt
     De OPZB kan worden gebruikt wanneer de leveringen rechtstreeks op een grondstoffenmarkt worden aangekocht, met inbegrip van handelsplatforms voor basisproducten zoals landbouwproducten en grondstoffen alsook energiebeurzen, waar de gereguleerde en onder toezicht staande multilaterale handelsstructuur automatisch marktprijzen garandeert.
5. In geval van een overheidsopdracHt voor diensten na een prijsvraag
   De aanbesteder kan beroep doen op de OPZB wanneer deze opdracht volgt op een prijsvraag en overeenkomstig de toepasselijke regels van de eerdere procedure moet worden gegund aan de winnaar of aan een van de winnaars van de prijsvraag.. In dat laatste geval moeten alle winnaars uitgenodigd worden om aan de onderhandelingen deel te nemen. De studieopdracht beoogt de verdere concretisering van de door de prijsvraag verkregen plannen of ontwerpen, met eventueel ook het toezicht op de uitvoering.